De Announcements web part. Niet nieuw, wel voor iedereen.
Microsoft introduceert deze maand een nieuw Announcements web part op je SharePoint home site. Onderdeel van een grotere update rond home sites, waarbij ook de Resources web part nieuw is, het News web part een Filmstrip-weergave krijgt en de Viva Connections-app in Teams wordt hernoemd naar SharePoint.
Op het eerste gezicht een nieuw web part. Maar wie zelf even gespeeld heeft met de preview, ziet het meteen: dit is de Announcement-kaart die we al kenden uit Viva Connections. Dezelfde functionaliteit. Dezelfde werking. Alleen nu op een andere plek.
Niet nieuw dus.
Wel een belangrijke verschuiving.
Wat er feitelijk gebeurt
De Announcement-functionaliteit zat tot nu toe achter een licentiemuur. Wilde je tijdgebonden meldingen tonen aan je medewerkers, dan had je Viva Connections nodig. En dat valt onder de Viva Suite of de losse Viva Communications-licentie.
Veel organisaties hebben die licentie bewust niet aangeschaft. De extra kosten wogen niet op tegen wat ze er voor terugkregen. Het gevolg: ook deze nuttige basisfunctie was voor hen niet beschikbaar.
Met deze update verandert dat. Het Announcements web part komt beschikbaar op de SharePoint home site. Zonder extra licentie. Voor iedereen met SharePoint Online en een aangewezen home site.
Dat is geen nieuw stukje techniek. Dat is functionaliteit die democratiseert.
Wanneer gebruik je het?
Een Announcement is geen artikel. Het is een melding. Kort, gericht, met een vervaldatum.
Denk aan:
- Brandoefening morgen om 10:00. Verzamelplaats: parkeerplaats achter.
- De parkeerplaats is donderdag tussen 8 en 12 uur niet bereikbaar door asfaltwerk.
- Het pand sluit vrijdag om 16:00 in verband met de teamborrel.”
Dit soort meldingen heeft één eigenschap gemeen: ze hebben een houdbaarheidsdatum. Donderdagochtend is donderdagmiddag oude informatie. Vrijdag 16:01 is de teamborrel-melding ruis.
Het verschil met News is daarmee scherp:
– News is voor verhalen die mogen blijven. Een interview met een collega. Een projectmijlpaal. Een directie-bericht met inhoud.
– Announcements is voor meldingen die juist móeten verdwijnen.
News is een artikel. Announcements is een melding.
En dit past in een grotere verschuiving
Wie de afgelopen jaren oplet, ziet een patroon. Microsoft trekt steeds meer Viva-functionaliteit terug naar de SharePoint-basis.
De hernoeming van Viva Connections naar SharePoint app in Teams is de meest zichtbare beweging. Maar dit Announcements web part past in dezelfde lijn. Net als de nieuwe Resources web part. Wat ooit als “Viva” werd gepositioneerd, wordt steeds vaker gewoon “SharePoint”.
Voor organisaties zonder Viva-licentie is dat goed nieuws. De kern van de digitale werkplek komt steeds meer beschikbaar zonder aanvullende kosten.
Voor organisaties die wel Viva-licenties hebben, is het een vraagstuk. Wat zit er nog uniek in de Viva-suite waarvoor je betaalt. En welke functies komen op termijn ook naar de SharePoint-basis. Dat is een gesprek dat je met je licentiebeheerder wilt voeren, voordat de volgende verlenging op tafel komt.
Wat dit betekent voor je werkproces?
Voor een communicatieadviseur is dit een echte verbetering. Je kunt korte meldingen plannen op dag en uur. Vooraf klaarzetten. Verschijnt automatisch. Verdwijnt automatisch.
Je hele week vooruit klaarzetten op maandagochtend:
– Brandoefening op dinsdag
– Onderhoudsmelding op woensdag
– Parkeerwaarschuwing voor donderdag
– Vrijdag de teamborrel-aankondiging
Geen reminders meer in Outlook om “op tijd te publiceren”. Geen verouderde meldingen die blijven hangen omdat niemand ze weghaalt.
Drie dingen die je in de tussentijd kunt doen:
Controleer of je een aangewezen home site hebt. Het web part werkt alleen daar. Veel organisaties hebben formeel geen home site ingericht, maar gebruiken een communicatiesite als startpagina. Dat is technisch iets anders.
Maak afspraken over wie wat publiceert. Als iedereen overal Announcements kan toevoegen, krijg je binnen drie maanden een homepage vol meldingen. Sommige tijdgevoelig, sommige niet. Een korte afspraak wie publiceert, voor wie, met welk type meldingen is meer waard dan de techniek zelf.
Bekijk je huidige communicatiestrategie opnieuw. Welke kanalen gebruik je nu voor korte meldingen. E-mail? Teams-kanalen? Een banner op de homepage? Dit nieuwe web part is een extra optie. Maar alleen waardevol als helder is wat je waar plaatst, en waarom.
Techniek volgt strategie. Niet andersom.
—
*Bronnen: Home site updates op Microsoft Learn (https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/homesitesimprovements),
Message Center MC1304293, Microsoft 365 roadmap ID 557983.*