Tag: SharePoint

Van zoekbalk naar gesprek: zo maak je je intranet klaar voor AI

Marcel

Stel je voor. Een nieuwe collega start maandag. In plaats van door het intranet te zoeken naar “thuiswerken” of “onkosten declareren”, stelt ze gewoon een vraag. En krijgt direct antwoord. Gebaseerd op de content die jij en je collega’s zelf hebben gemaakt.

Dat is geen toekomstmuziek meer. Sinds 3 maart 2026 heet dit officieel SharePoint AI. Wat voorheen de Knowledge Agent was, is nu een volwaardig onderdeel van het platform. Met nieuwe mogelijkheden erbij.

De vraag is niet of dit er komt. De vraag is: is jouw intranet er klaar voor?

Wat is AI in SharePoint eigenlijk?

AI in SharePoint is de ingebouwde AI-laag van het platform. Het beantwoordt vragen over de content op je sites. Het helpt bij het aanmaken en organiseren van pagina’s, bibliotheken en lijsten. En het past metadata toe zonder dat iemand handmatig hoeft te taggen. SharePoint AI is een essentieel onderdeel van deze functionaliteit.

Voor medewerkers ziet het eruit als een actieknop rechtsonder op hun SharePoint-site. Ze stellen een vraag. Ze krijgen antwoord. Met bronverwijzing naar de pagina’s en documenten waaruit het antwoord komt.

Achter de schermen draait de preview op Claude, het AI-model van Anthropic. Dat is technisch, maar voor Nederlandse organisaties is het relevant: EU-tenants moeten Anthropic expliciet inschakelen als sub-processor in het Microsoft Admin Center. Zonder die stap valt de functionaliteit terug op een beperkter model.

Wat kan er nu al?

Sinds maart 2026 zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar in public preview, mits je organisatie Microsoft 365 Copilot-licenties heeft en de preview heeft aangezet:

Vragen stellen op site-niveau. Medewerkers kunnen op elke ingeschakelde site een vraag stellen over de content. De scope is standaard de site waar de vraag gesteld wordt. Staat de site in een hub, dan reikt de AI ook over aangesloten sites.

Pagina’s bewerken met natuurlijke taal. Je kunt AI vragen om de toon aan te passen, een samenvatting te genereren of secties te herschikken. Direct op het canvas.

Bibliotheken automatisch organiseren. Je beschrijft hoe je informatie wil beheren. SharePoint past metadata toe, voegt kolommen toe en organiseert bestanden terwijl content verandert.

Lijsten beheren via AI. Hetzelfde principe, maar dan voor SharePoint-lijsten.

Custom agents bouwen. Iedereen met bewerkrechten op een site kan een eigen agent bouwen. Zonder code. Je kiest de bronnen (tot twintig items), geeft de agent een naam en een doel, en deelt hem met collega’s. Dit kan zowel via een Copilot-licentie als via pay-as-you-go-facturering.

Wat komt eraan?

Microsoft heeft concrete plannen voor de komende maanden. Een paar daarvan zijn relevant voor intranet-eigenaren:

Site creation via natuurlijke taal. Eind maart beschikbaar in de preview. Je beschrijft wat je nodig hebt en SharePoint genereert een gestructureerd plan voor site, pagina’s, bibliotheken en lijsten. Je kunt iteratief bijsturen.

Wereldwijde uitrol. De functies uit de preview komen in mei 2026 algemeen beschikbaar. Vanaf dat moment vervalt de handmatige opt-in stap voor nieuwe tenants.

Microsoft Lists als bron voor agents. Lijsten worden een volwaardige kennisbron voor custom agents. Dat opent mogelijkheden voor procesgerichte agents zoals contractbeheer of aanvraagworkflows.

SharePoint Admin Agent. Een aparte AI-assistent voor beheerders die oversharing detecteert, inactieve sites opspoort en opruimacties voorstelt. Relevant voor de governance-gesprekken met IT.

Wat betekent dit voor jou als communicatieadviseur?

Hier komt de kern. Want de techniek is indrukwekkend, maar de impact zit ergens anders.

De kwaliteit van de antwoorden hangt volledig af van de kwaliteit van je content. Verouderde pagina’s, dubbele informatie, onduidelijke titels. De AI pikt het op en geeft het terug aan de medewerker.

Goed content beheer was altijd belangrijk. Nu wordt het zichtbaar.

Dit is het moment om te beginnen. Niet wachten op de algemene beschikbaarheid in mei. Gewoon starten met wat nu kan.

Zo begin je vandaag

Breng je huidige content in kaart. Welke sites worden nog gebruikt? Welke pagina’s zijn al jaren niet bijgewerkt? Welke informatie staat op drie plekken tegelijk?

Bepaal eigenaarschap per domein. Wie is verantwoordelijk voor HR-content? Wie voor beleid? Wie voor projecten? Zonder eigenaarschap geen beheer.

Ruim op voor je aanzet. Archiveer verouderde pagina’s. Voeg dubbele informatie samen. Scherp onduidelijke titels aan. Controleer metadata.

Kies een kleine scope om mee te starten. Bijvoorbeeld de HR-hubsite. Overzichtelijk, herkenbaar voor medewerkers, en je kunt sturen op kwaliteit.

Maak afspraken voor nieuwe content. Structuur, titels, metadata, verantwoordelijkheden. Leg ze vast in een eenvoudige richtlijn.

Test met echte vragen. Stel de vragen die medewerkers ook stellen. Kloppen de antwoorden? Ontbreekt er iets? Gebruik dat als input voor je contentkalender.

 

Het gesprek met IT en de CISO

Voordat je breed uitrolt, is er één gesprek dat je niet kunt overslaan. Een paar onderwerpen die op tafel horen:

Licenties. AI in SharePoint vereist een Microsoft 365 Copilot-licentie. Custom agents kun je ook beschikbaar maken via pay-as-you-go. Dat laatste is nieuw en verlaagt de drempel, maar introduceert een verbruik-gebaseerd kostenmodel.

Rechten en oversharing. Agents volgen bestaande SharePoint-rechten. Wat een medewerker niet mag zien, ziet de agent ook niet voor die medewerker. Maar dat betekent wel dat je rechtenstructuur op orde moet zijn.

Gevoelige content. Via gevoeligheidslabels en Microsoft Purview DLP kun je specifieke documenten uitsluiten van gebruik door agents.

Anthropic als sub-processor. Voor Nederlandse organisaties is deze expliciete opt-in vereist. Zonder deze stap werkt de preview beperkt.

Scope en opt-in. Bepaal samen met IT welke sites worden ingeschakeld. Beginnen met een afgebakende scope is een bewuste keuze, geen beperking.

Dit gesprek is geen horde. Het is de voorwaarde voor succes.

Tot slot

AI op je intranet gaat niet over techniek. Het gaat over hoe je medewerkers antwoord geeft op hun vragen. Sneller, preciezer, dichter bij hun werk.

De organisaties die nu investeren in content op orde, plukken straks de vruchten. De rest merkt hetzelfde. Maar dan omgekeerd.

Welke stap zou jij morgen kunnen zetten?

Bronnen

Microsoft 365 SharePoint Online – 4 essentiële sitetypen onthuld! 🌐🔍

Marcel

Deze week bezocht ik een klant om te praten over hun bedrijfsintranet. We wilden weten: hoe kunnen we verschillende sites binnen het bedrijf slim met elkaar verbinden? Samen hebben we gekeken naar de verschillende soorten sites in Microsoft 365.

Samen hebben we gekeken naar de verschillende soorten sites in Microsoft 365. Dat wil ik graag met jullie delen!

Source: Microsoft 365 SharePoint Online – 4 essentiële sitetypen onthuld! 🌐🔍

Microsoft 365 Copilot Agents: HRM-informatie altijd binnen handbereik

Marcel

Stel je voor: Een HRM-handboek dat je niet door hoeft te bladeren, maar waar je direct vragen aan kunt stellen – dat is precies wat een Copilot Agent in Microsoft 365 intranet mogelijk maakt!

Met Copilot Agents in SharePoint kun je in slechts enkele klikken bronnen toegankelijk maken en specifieke vragen beantwoorden, zoals:
“Wat zijn de regels voor ouderschapsverlof?”
“Hoe zit onze sportvergoeding in elkaar?”

Kan jouw organisatie dit helpen om sneller en slimmer te werken? 👇

Source: Microsoft 365 Copilot Agents: HRM-informatie altijd binnen handbereik

Set up Viva Learning and publish your own content using SharePoint

Marcel

Viva Learning was launched to GA (General Availability) at Ignite 2021 Fall Edition and rolled out to commercial Microsoft 365 tenants during the last months of 2021. Your employees will, by default, be able to begin using Viva Learning right away without any IT administrator action to enable it or configure it. Now is the time to get to grips with what is available to configure, and how you can use the built-in functionality to good effect.

Source: Set up Viva Learning and publish your own content using SharePoint

Creating a video portal in SharePoint with JSON formatted document library

Marcel

 

“Often times we store videos in SharePoint and use the file viewer or the highlighted content web parts to display videos on the homepage of the site. With Microsoft Stream also moving towards SharePoint for storing meeting recordings, the use of videos in SharePoint site pages could increase. Recently I worked on an event page in SharePoint and thought it would be useful to have a video portal created for the event to store and display event session recordings.”

Source: Creating a video portal in SharePoint with JSON formatted document library

What is a SharePoint communication site?

Marcel

Source: https://support.office.com/en-us/article/what-is-a-sharepoint-communication-site-94a33429-e580-45c3-a090-5512a8070732

A SharePoint communication site is a great place to share information with others. You can share news, reports, statuses, and other information in a visually compelling format.

Note: Some functionality is introduced gradually to organizations that have set up the targeted release options in Office 365. This means that you may not yet see this feature or it may look different than what is described in the help articles.

SharePoint communication site topic designSharePoint communication site showcase design

Mobile view

SharePoint communication site on a mobile device

What does a communication site include?

When you create a communication site in SharePoint Online, you can start with a blank site or choose one of the other site designs, each of which comes with a default set of web parts. The options available are:

  • Topic to share information such as news, events, and other content.
  • Showcase to use photos or images to showcase a product, team, or event.
  • Blank to create your own design.

No matter which one you choose, you can add, remove, or reorder web parts as needed.

If you have permission to edit the site, there’s also a link at the top of the communication site to add a new list, document library, page, news post, or web app to the site.

Add a new item to a SharePoint site

Topic

When you choose the Topic design, you get a home page that includes several web parts ready for you to customize. The web parts included by default on a Communication site that uses the Topic design are:

  • Hero: Use the Hero web part to bring focus and visual interest to your page. You can display up to five items in the Hero web part, and you can add compelling images to draw attention to each. For more information, see Use the Hero web part on a modern page.Hero web part on Communication site
  • News: You can keep your team in the loop as well as engage them with important or interesting stories by using the News web part. For more information, see Use News Headlines and News List web parts on a modern page.Default News on Group team site
  • Events: Display upcoming events using the events web part. For more information, see Use the Events web part.SharePoint Events Web Part
  • Highlighted content: Use the Highlighted content web part to dynamically display content from a document library, a site, a site collection, or all sites. By default, this web part shows your most recent documents. For more information, see Use the Highlighted content web part.Highlighted content

Showcase

The Showcase design also comes with a home page that includes several web parts ready for you to customize. Here are the web parts included by default on a Communication site that uses the Showcase design:

  • Hero: Use the Hero web part to bring focus and visual interest to your page. With the Showcase design, you can choose from two layouts, Tile and Layer, and add compelling images to draw attention to each item. For more information, see Use the Hero web part on a modern page.SharePoint hero web part
  • Image gallery: Use the Image gallery web part to share collections of pictures on a page. For more information, see Use the Image Gallery web part.SharePoint Image Gallery web part

Blank

When you start with a blank communication site, there’s no need to remove web parts you don’t need. Just choose your page layout and add the web parts you want.

SharePoint communicatoin site blank design

Customizing the page layout

In addition to changing the order of web parts on a page, you can also change the page layout for any of the site designs. For more information, see Add, remove, and change columns on a page.

Section layout

 

Enrich your SharePoint Content with Intelligence and Automation

Marcel

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Enrich-your-SharePoint-Content-with-Intelligence-and-Automation/ba-p/194174

Across Office 365 and SharePoint we have a great tradition of taking technologies that required specialized expertise and making them mainstream. This morning at SharePoint Conference 2018 we introduced Microsoft AI in SharePoint with cognitive services, data management and analytics. These aren’t just for developers any more – they’re for everyone, thanks to SharePoint.

Also, millions of users rely on SharePoint lists every day to keep track of critical business data. From T-shirt sizes to issue management to public health programs, SharePoint lists can do it all. We’ve done a lot to make Flow and PowerApps work well with lists. This year, SharePoint lists will get even better – easier to build, easier to edit, and easier to share and analyze.

Here’s a summary of our announcements:

• Flow for Cognitive Analysis – Process any text for sentiment, key phrases, translation or moderation [Available Now]
• Row Formatting – Create immersive formatting for any list or library with scripting [Available later 2018]
• Image Analysis – Create immersive formatting for any list or library with scripting [Available now]
• AI for Images – Teach the cloud to recognize new objects for auto-tagging [Available Now]
• New ways to create lists – Create lists based on Excel, templates, or other lists [Available later 2018]
• Quicker list editing – Edit list content in place, and paste data from other sources [Available later 2018]
• Link list items – Connect list items to Planner, Outlook calendars, locations, and more [Available later 2018]
• Realtime list updates – See updates to lists and libraries instantly without refresh [Available later 2018]
• Analyze lists with Power BI – Connect list items to Planner, Outlook calendars, locations, and more [Available later 2018]
• Build Microsoft Flow workflows with Visio – Model a new process in Visio and export it to Microsoft Flow to activate and run custom processes [Available July 2018].
• Add file upload to Microsoft Forms – Add a custom question to allow users to supply a file to upload to SharePoint

Let’s look in more detail.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Enrich-your-SharePoint-Content-with-Intelligence-and-Automation/ba-p/194174