SharePoint Skills: wie is eigenaar van jullie werkafspraak?

Er is een terugkerend patroon bij AI op het intranet. De functie werkt. Maar het resultaat verschilt per persoon.

De ene redacteur vraagt: “Maak een samenvatting van maximaal honderd woorden.”

De andere schrijft: “Maak dit korter.”

Beide krijgen antwoord. Maar waarschijnlijk niet hetzelfde antwoord.

Dat is precies het soort probleem waarvoor Microsoft met SharePoint Skills komt, officieel Skills in Copilot in SharePoint geheten.

Een Skill legt een herhaalbare werkwijze met meerdere stappen vast als een herbruikbaar onderdeel van een SharePoint-site. Daardoor hoeft het resultaat minder afhankelijk te zijn van de toevallige formulering van een prompt. (Microsoft Learn)

Maar voor mij zit de interessantste ontwikkeling ergens anders. Op het moment dat je een werkafspraak in een Skill zet, ontstaat er een nieuw type content op je intranet. Niet content die medewerkers lezen.

Content die AI uitvoert. En daarmee krijgen informatiebeheer en AI ineens een heel directe verbinding.

Want wat bedoelen we eigenlijk precies met “schrijf volgens onze richtlijnen”? Wie bepaalt die richtlijnen? Wie is eigenaar? En wie zorgt ervoor dat een Skill nog klopt als de richtlijn over zes maanden verandert?

Dat zijn interessantere vragen dan alleen: “Hoe maak ik een Skill?”

Eerst de naamgeving

De functie heet inmiddels Copilot in SharePoint.

In eerdere preview-documentatie werd deze functie aangeduid als AI in SharePoint. Daarvoor kwam je ook de naam Knowledge Agent tegen.

Die geschiedenis zie je nog terug in de techniek. In PowerShell worden tijdens de preview nog steeds parameters met KnowledgeAgent in de naam gebruikt, zoals KnowledgeAgentScope. Microsoft geeft aan dat deze namen tijdens de preview ongewijzigd blijven voor compatibiliteit. (Microsoft Learn)

Dat is dus geen fout in je PowerShell-script. Het is simpelweg een erfenis uit de preview.

En nog iets belangrijks: Copilot in SharePoint is op dit moment nog preview. Microsoft documenteert de functie in augustus 2026 nog steeds als preview. Tegelijkertijd is de uitrol inmiddels wel veranderd: sinds medio juni 2026 wordt Copilot in SharePoint als opt-out preview automatisch beschikbaar voor gebruikers met een Microsoft 365 Copilot-licentie. (Microsoft Learn)

Wat zijn SharePoint Skills?

Microsoft omschrijft een Skill als een manier om een herhaalbare workflow met meerdere stappen om te zetten in een herbruikbaar onderdeel dat anderen op dezelfde site kunnen uitvoeren. (Microsoft Learn)

Een Skill kan daarbij organisatiespecifieke regels bevatten.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • documentstandaarden
  • een reviewchecklist
  • een vaste beoordelingsmethode
  • een bepaalde manier van classificeren
  • een redactionele werkwijze

Het interessante is dat je zo’n Skill gewoon in natuurlijke taal kunt laten maken.

Je beschrijft wat je wilt bereiken. Copilot maakt vervolgens een concept van de Skill. Je kunt die bekijken en aanpassen voordat je hem opslaat. Daarna kan Copilot de Skill automatisch gebruiken wanneer een vraag daarbij past. Je kunt hem ook expliciet op naam aanroepen. (Microsoft Learn)

Microsoft gebruikt zelf een voorbeeld waarbij contracten worden gecontroleerd op de aanwezigheid van een advocaat-ID in een bepaald formaat. Contracten die niet voldoen, worden toegevoegd aan een SharePoint-lijst. Bestaat die lijst nog niet, dan kan de Skill die ook aanmaken. (Microsoft Learn)

Dat voorbeeld is duidelijk. Maar het gaat over juristen.

Daarom heb ik het vertaald naar een vraag die elke intranetbeheerder kent.

Een praktijkvoorbeeld: leeft deze site nog?

Vroeg of laat krijg je die vraag.

Is de content hier nog actueel? Kunnen we deze site archiveren? Wie heeft hier voor het laatst iets aan gedaan?

Het antwoord kost meestal een export, een filter en een kwartier handwerk. Elke keer opnieuw, want niemand heeft vastgelegd hoe je die vraag beantwoordt.

Ik heb het als Skill vastgelegd. Dit is letterlijk de prompt die ik in het Copilot-paneel heb gezet:

Maak een skill die de Sitepagina’s-bibliotheek van deze site doorloopt en per pagina de titel, laatste wijzigingsdatum en laatste bewerker vastlegt. Markeer pagina’s die langer dan zes maanden niet zijn gewijzigd als “te beoordelen”. Schrijf het resultaat naar de lijst Pagina-actualiteit en maak die lijst aan als hij nog niet bestaat.

Nederlands. Geen technische termen. Geen code.

Wat er daarna gebeurde, in volgorde:

Copilot maakte een concept. Met een voorgestelde naam, in dit geval “pagina-actualiteit-controleren”. Die kun je overschrijven, wat ik heb gedaan.

Copilot vroeg hoe ik hem wilde opslaan. Als site-skill, beschikbaar voor iedereen met toegang tot deze site. Of als persoonlijke skill, alleen voor mij. Op die keuze kom ik verderop terug, want daar zit wat mij betreft het belangrijkste governancepunt van dit hele artikel.


De bibliotheek werd aangemaakt.
Letterlijke melding: “De library AgentAssets is aangemaakt.” Die stond er dus nog niet. In de documentatie staat dat de bibliotheek door het product wordt aangemaakt en beheerd, en niet kan worden verwijderd. In de praktijk verschijnt hij pas op het moment dat je je eerste Skill opslaat. (Microsoft Learn)

Bij het uitvoeren kwam er een bevestigingsstap. Voordat er items in de lijst werden weggeschreven, moest ik eerst op Maken klikken. Copilot doet dit dus niet stilzwijgend.

En toen het resultaat. Elf sitepagina’s gecontroleerd, de lijst Pagina-actualiteit aangemaakt en gevuld met elf items, waarvan vijf gemarkeerd als “te beoordelen”.

Voor wie zich afvraagt of dit met Nederlandse content werkt: ja. Nederlandse prompt, Nederlandse Skill-beschrijving, Nederlandse paginatitels, kloppend resultaat.

Eén detail viel me op toen ik het onderliggende bestand bekeek. De beschrijving van de Skill is Nederlands, maar de triggerregels eronder staan in het Engels (“Use when the user says”). Het bestand is dus deels Engelse boilerplate met jouw Nederlandse instructies erin.

Twee verwachtingen die je meteen moet bijstellen

Een Skill draait niet vanzelf. Er is geen tijdgebonden trigger. Iemand roept de Skill aan in de chat. Zelfs bij de regels in documentbibliotheken, waar wél triggers bestaan, wordt de trigger “date approaches” nog niet ondersteund. (Microsoft Learn)

Wat je vastlegt is dus niet de planning, maar de definitie. “Elke maand een overzicht” wordt in de praktijk: elke maand drukt iemand op de knop en krijgt hij hetzelfde overzicht.

Een Skill werkt op één site. De Skill staat in de Agent Assets-bibliotheek van die site en anderen kunnen hem op diezelfde site uitvoeren. De vraag “welke van onze tweehonderd sites staan stil” is een andere vraag, met een ander antwoord. Daarover verderop meer.

En één inhoudelijke nuance

In mijn testresultaat stond de pagina Home gemarkeerd als te beoordelen, laatst bewerkt door Systeemaccount in juni 2025.

Technisch klopt dat. Inhoudelijk is het de vraag.

Op een homepage staan doorgaans webparts die dagelijks nieuwe content tonen. De pagina zelf is dan al een jaar niet aangeraakt, terwijl wat de bezoeker ziet steeds verandert.

Actualiteit van een pagina is niet hetzelfde als actualiteit van wat erop staat.

Dat is geen tekortkoming van de Skill. Het is een tekortkoming van mijn instructie. En dat is precies waarom je zo’n Skill als levend document moet behandelen in plaats van als eenmalige inrichting.

Kun je een Skill dan niet automatisch laten draaien vanuit Power Automate of een Power App?

Dat is de eerste vraag die elke functioneel beheerder stelt. Het antwoord is nee, en dat is een expliciete grens in de documentatie, geen omissie.

Microsoft schrijft dat een Skill geen verbinding kan maken met externe systemen en geen eigen code kan uitvoeren. En daarnaast: standaard zijn Skills alleen beschikbaar binnen de eerste-partij Copilot-ervaring van SharePoint. (Microsoft Learn)

Er is dus geen connector-actie, geen API en geen trigger waarmee je een SharePoint-skill van buitenaf aanroept. Een flow kan hem niet starten. Een Power App ook niet.

Dat woordje “standaard” is overigens opvallend gekozen. Het suggereert dat er ooit iets anders komt. Maar daar kun je vandaag niets mee.

Wat wél kan, is de logica ergens anders opnieuw bouwen. In Copilot Studio maak je een agent met een recurrence-trigger, die dus wel autonoom draait. Houd er rekening mee dat elke triggerpayload meetelt als bericht voor je Copilot Studio-verbruik. Een trigger die elke tien minuten afgaat, stuurt elke tien minuten een bericht. (Microsoft Learn)

Maar dan gebruik je je SharePoint-skill niet.

Je hebt dan een tweede agent, met een tweede set instructies, in een ander product, met een andere licentie en een ander rechtenmodel.

En daarmee ben je terug bij het punt van dit artikel. Op het moment dat je die werkafspraak autonoom wil laten draaien, verlaat je de governance van de site. Het bestand in de Agent Assets-bibliotheek is niet langer de bron. Er ligt een kopie in Copilot Studio, en die twee lopen uit elkaar zodra iemand er één aanpast.

Twee bestanden, twee waarheden, en niemand die ze naast elkaar legt.

Kleine waarschuwing als je hier zelf op gaat zoeken: in Power Automate bestaat een connector die “Skills Plugins” heet. Die heeft niets met SharePoint Skills te maken. Dat is een naamsbotsing uit een ander tijdperk.

En hier wordt het interessant voor informatiemanagement

Kijk nog eens naar die instructie.

Zes maanden. Dat is geen technische instelling. Dat is een organisatieafspraak over wat actueel betekent.

En in de meeste organisaties staat die nergens. Er staat wel iets in een governancedocument over dat content actueel moet zijn. Maar dat is geen afspraak. Dat is een wens.

Een Skill dwingt je tot een getal. En zodra je dat getal opschrijft, blijkt het per type site te verschillen. Een nieuwsarchief mag stilstaan. Een pagina met verlofregelingen niet. Dat gesprek voer je normaal gesproken nooit. Nu moet het, omdat je het anders niet in de Skill krijgt.

Dat is wat mij betreft de echte winst. Niet de tijdwinst per taak. Maar het feit dat impliciete werkafspraken ineens expliciete kennis worden.

Waar worden Skills opgeslagen?

Een Skill wordt opgeslagen als Markdown-bestand in de Agent Assets-bibliotheek van de SharePoint-site.

Het pad is:

/Agent Assets/Skills/<skill-naam>/SKILL.md

Je kunt Skills via de chat maken en beheren, maar je kunt het onderliggende Markdown-bestand ook rechtstreeks bekijken. Microsoft waarschuwt daarbij om de structuur intact te laten als je het bestand rechtstreeks bewerkt. (Microsoft Learn)

Er zijn daarnaast ingebouwde Skills die door Microsoft worden geleverd en onderhouden. Die staan niet in de Agent Assets-bibliotheek. In de chat kun je /skills gebruiken om de beschikbare Skills te bekijken. (Microsoft Learn)

Wat kan een Skill?

Een Skill gebruikt de bestaande mogelijkheden van Copilot in SharePoint en kan die mogelijkheden in meerdere stappen achter elkaar gebruiken.

Afhankelijk van wat Copilot in SharePoint op de betreffende site ondersteunt, kan een Skill bijvoorbeeld:

  • content begrijpen en samenvatten
  • bestanden en mappen organiseren
  • met SharePoint-content zoals lijsten werken

Maar er zijn duidelijke grenzen.

Een Skill kan:

  • geen verbinding maken met externe systemen
  • geen eigen code uitvoeren
  • geen rechten uitbreiden
  • geen mogelijkheden toevoegen die Copilot in SharePoint zelf niet heeft

Een Skill kan alleen acties uitvoeren waarvoor de gebruiker zelf al toestemming heeft. (Microsoft Learn)

Dat laatste is belangrijk.

Een Skill is geen nieuw rechtenmodel.

Het is een opgeslagen instructie die gebruikmaakt van de mogelijkheden en rechten die er al zijn.

Dat is precies de zin die ik zou gebruiken wanneer je dit aan een security officer uitlegt.

Een Skill is een kopie, geen verwijzing

Dit punt staat nergens in de documentatie, maar volgt logisch uit de manier waarop Skills werken.

Een Skill bevat zijn eigen instructies. Die staan in het SKILL.md-bestand.

Stel dat je organisatie een nieuwe schrijfrichtlijn invoert, of besluit dat drie maanden voortaan de norm is in plaats van zes.

Dan kun je de PDF of de intranetpagina met die richtlijn aanpassen. Maar daarmee is je Skill niet bijgewerkt. Die blijft doen wat er in staat.

Je hebt geen verwijzing gemaakt. Je hebt een kopie gemaakt.

Daarom hoort bij een volwassen aanpak een lifecycle: weet je bij een wijziging in de richtlijn welke Skills je moet nalopen?

Een Skill zonder eigenaar is uiteindelijk gewoon een werkafspraak waar niemand meer naar omkijkt.

Governance: wie mag de organisatieafspraak aanpassen?

Want zodra een Skill een organisatieafspraak bevat, wordt beheer een rechtenvraag.

Microsoft heeft voor Skills zelf geen aparte beheerinstelling waarmee je ze centraal aan- of uitzet. Skills zijn onderdeel van Copilot in SharePoint en volgen de beschikbaarheid daarvan.

De bibliotheek zelf kun je niet verwijderen, maar je kunt er wel de normale SharePoint-governance op toepassen, zoals:

  • rechten
  • bewaarbeleid
  • gevoeligheidslabels
  • auditing

(Microsoft Learn)

Standaard is de situatie interessant:

Iedereen met Edit-rechten op de site kan een Skill maken. Iedereen met View-rechten kan hem gebruiken. (Microsoft Learn)

Daar zit een belangrijke ontwerpkeuze.

Stel dat je een communicatiesite hebt waarop tien communicatieprofessionals kunnen bewerken.

Dan kunnen zij volgens de standaardrechten ook Skills maken.

Dat is prima als je Skills ziet als persoonlijke of teamgerichte werkwijzen.

Maar wat gebeurt er als een Skill ineens de officiële redactionele werkwijze van de organisatie bevat?

Dan wil je misschien niet dat iedereen die de site kan bewerken ook die werkwijze kan aanpassen.

Je kunt in dat geval de rechtenovererving van de Agent Assets-bibliotheek verbreken en daar beperktere rechten instellen. (Microsoft Learn)

Dat is dus geen technische detailkwestie. Het is een governancekeuze.

En dan die keuze bij het opslaan

Terug naar het moment waarop Copilot vroeg hoe ik de Skill wilde bewaren: als site-skill, of als persoonlijke skill.

Die tweede optie staat niet in de documentatie die ik heb kunnen vinden. Learn beschrijft alleen het sitemodel, met de Agent Assets-bibliotheek als opslagplek.

En dat roept een vraag op die je als informatiemanager wilt beantwoorden voordat je dit breed uitzet.

Alle governance die ik hierboven beschreef, rechten, bewaarbeleid, labels, auditing, hangt aan die bibliotheek. Maar dat werkt alleen voor wat er in die bibliotheek staat.

Een persoonlijke Skill staat daar niet.

Je kunt geen eigenaar aanwijzen voor iets wat je niet ziet. Je kunt geen reviewcyclus inrichten op iets wat niet in een bibliotheek staat. En je kunt niet controleren of iemand met een eigen definitie van “actueel” werkt.

Dit is voor mij het punt om in de gaten te houden bij deze functie. Niet omdat persoonlijke Skills verkeerd zijn. Voor een individuele werkwijze zijn ze prima. Maar de grens tussen “mijn manier van werken” en “onze afspraak” is in de praktijk dun, en het verschil zit hier in één klik bij het opslaan.

Test dit zelf in je eigen tenant en kijk waar een persoonlijke Skill terechtkomt en of een sitebeheerder hem kan zien. Ik zou daar geen aannames over doen.

Mijn advies: behandel een Skill als content

Geef een belangrijke Skill een eigenaar.

Leg vast wat de bron van de instructie is.

Plan een reviewmoment.

En bepaal wat er gebeurt als de onderliggende richtlijn verandert.

Een Skill is redactionele content in technische verpakking. Behandel hem ook zo.

Verwar dit niet met Copilot in het beheercentrum

Zodra je het over site-activiteit hebt, komt de vraag: kan ik dit ook voor mijn hele tenant?

Ja, maar niet met Skills.

In het SharePoint-beheercentrum zit een aparte Copilot met eigen skills. Die werkt met natuurlijke taal, geeft contextuele begeleiding en kan sites bevragen op meerdere voorwaarden tegelijk. Microsoft geeft als voorbeeld een vraag als “vind sites die vorige maand zijn gemaakt en extern zijn gedeeld”. Ook daarvoor is een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig. Belangrijk detail: die Copilot voert zelf geen configuratiewijzigingen uit. (Microsoft Learn)

Twee verschillende functies dus, met twee verschillende doelgroepen:

  • Skills in Copilot in SharePoint staan op een site, worden gemaakt door iemand met bewerkrechten, en gaan over de inhoud van die site.
  • Copilot in het beheercentrum werkt tenantbreed, vereist beheerrechten, en gaat over sites als geheel.

Voor een functioneel beheerder van een intranet zijn beide relevant, maar op verschillende momenten. De ene beantwoordt “is deze site nog actueel”, de andere “welke sites moet ik gaan opruimen”.

Beschikbaarheid en licentie

Voor Copilot in SharePoint is een actieve Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.

Microsoft geeft aan dat Copilot in SharePoint tijdens de preview en ook bij General Availability bij die licentie is inbegrepen, zonder extra kosten. (Microsoft Learn)

Tijdens de preview kan een beheerder de beschikbaarheid via PowerShell sturen, met de KnowledgeAgent-parameters uit de naamgeving-paragraaf hierboven.

Met KnowledgeAgentScope kun je onder meer kiezen voor:

  • AllSites
  • IncludeSelectedSites
  • ExcludeSelectedSites
  • NoSites

Bij IncludeSelectedSites en ExcludeSelectedSites kun je maximaal honderd site-URL’s opgeven. In een multigeo-omgeving moet je het script per geo uitvoeren. Microsoft geeft bovendien aan dat de manier waarop de beschikbaarheid wordt beheerd bij General Availability verandert. (Microsoft Learn)

Een belangrijk detail: Restricted Content Discovery wordt gerespecteerd. Staat dat op een site aan, dan verschijnen Copilot in SharePoint en de bijbehorende AI-acties daar niet, ongeacht de andere beschikbaarheidsinstellingen. (Microsoft Learn)

Ook via Site AI settings zijn er enkele mogelijkheden. Een site-eigenaar kan bijvoorbeeld bepalen welke agent opent vanuit het Agent-icoon en kan de Copilot-knop voor bezoekers verbergen. (Microsoft Learn)

Copilot in SharePoint wordt op dit moment niet ondersteund in Microsoft 365 Government (GCC, GCC High en DoD), air-gapped cloudomgevingen en Microsoft 365 die door 21Vianet wordt beheerd. (Microsoft Learn)

Vergeet de gebruikslimieten niet

Tijdens de preview gelden dagelijkse en wekelijkse gebruikslimieten per gebruiker.

Die limieten worden niet gedeeld binnen de organisatie. Bereikt een gebruiker zijn limiet, dan zijn de Copilot-functies tijdelijk niet beschikbaar totdat de limiet automatisch wordt gereset. Microsoft geeft aan dat de limieten tijdens de preview kunnen veranderen. (Microsoft Learn)

Voor een organisatie die hier serieus mee aan de slag wil, is dat iets om mee te nemen in een pilot.

Niet omdat een Skill ineens onbetrouwbaar wordt, maar omdat je niet wilt dat een zorgvuldig ontworpen werkwijze in de praktijk strandt op een gebruikslimiet waar niemand rekening mee heeft gehouden.

Wat er in augustus 2026 bij kwam

De ontwikkeling gaat snel, en twee toevoegingen van augustus 2026 sluiten direct aan op het voorbeeld hierboven.

Copilot in SharePoint kan een dashboard genereren vanuit een lijst als interactief HTML-rapport dat verbonden blijft met die lijst en ververst wanneer je het opent. Dat kan ook vanuit Excel- en CSV-bestanden. Daarnaast zijn er paginaknoppen waarmee je een geschreven Copilot-prompt met één klik start. (Microsoft SharePoint Blog, augustus 2026)

Zet je dat naast elkaar, dan is de keten rond:

  1. De Skill legt vast hoe je pagina-actualiteit beoordeelt en vult de lijst.
  2. Het dashboard hangt aan die lijst en ververst bij openen.
  3. Een knop op de startpagina van de site zet het geheel in gang.

De site-eigenaar hoeft dan niets te weten van prompts. Hij klikt en ziet wat er aan zijn site mankeert.

Voor wie mijn eerdere artikel over HTML-pagina’s in SharePoint heeft gelezen: daarin schreef ik dat dataversheid bij zo’n gegenereerde pagina geen garantie is en dat je per geval moet testen waar de cijfers vandaan komen. Voor dashboards die op een SharePoint-lijst zijn gebouwd is die nuance sinds augustus deels achterhaald. Voor rapporten uit andere bronnen blijft de vraag staan.

Taal: let op het verschil tussen Skills en Rules

Copilot in SharePoint ondersteunt de talen die zowel door SharePoint als door Microsoft 365 Copilot worden ondersteund.

Microsoft adviseert om prompts in een ondersteunde taal te gebruiken. Voor andere talen zijn de resultaten niet getest of gevalideerd en kunnen ze variëren. (Microsoft Learn)

Maar hier moet je goed opletten dat je Skills niet verwart met Rules.

Copilot in SharePoint kan namelijk ook regels in een documentbibliotheek maken.

Daar geldt op dit moment expliciet dat Copilot tekstuele prompts en antwoorden in de ondersteunde Microsoft 365 Copilot-talen aankan, maar dat het verwerken van bestanden voor deze Rules alleen in het Engels wordt ondersteund. Daarnaast gelden onder meer beperkingen op het aantal regels, de triggers en acties. Zo kun je maximaal vijftien regels per lijst of bibliotheek maken. (Microsoft Learn)

Die Engelse beperking staat bij Rules, niet bij Skills.

Voor een Nederlandse organisatie is dat een belangrijk onderscheid. In mijn eigen test met een Skill op Nederlandse sitepagina’s ging het goed.

Maar mijn advies blijft: beloof niet vooraf dat een Nederlandse Skill perfect werkt met jouw Nederlandse documenten. Test het met je eigen content.

Dat is bij AI nog altijd verstandiger dan een demo als bewijs beschouwen.

Welk model gebruikt Copilot?

Copilot in SharePoint draait momenteel op een door Microsoft beheerd redeneermodel van OpenAI.

Microsoft kiest en beheert het model. Het specifieke model kan in de loop van de tijd veranderen. Je hoeft als beheerder zelf geen model te selecteren of te configureren. (Microsoft Learn)

Ook dat past bij het algemene Microsoft 365-model: je gebruikt een dienst die Microsoft beheert, in plaats van zelf een AI-model te beheren.

De vraag die je als informatiemanager zou moeten stellen

De eerste vraag is daarom wat mij betreft niet:

“Welke Skills kunnen we maken?”

Maar:

“Welke werkafspraken willen we eigenlijk herhaalbaar en uitvoerbaar maken?”

Dat is een wezenlijk verschil.

Een Skill kan een redactionele controle uitvoeren. Maar voordat je die Skill bouwt, moet je weten wat “goed geschreven” betekent.

Een Skill kan documenten controleren. Maar dan moet duidelijk zijn welke standaard je gebruikt.

Een Skill kan content classificeren. Maar dan moeten de classificatieregels ergens bestaan en actueel zijn.

De kwaliteit van een Skill wordt volledig bepaald door de kwaliteit van de werkafspraak die erin staat.

En daarna komt de volgende vraag.

Wie is eigenaar van die werkafspraak?

Dat is misschien wel de belangrijkste Skill die je als organisatie moet ontwikkelen.

Bronnen

De schermafbeeldingen in dit artikel komen uit mijn eigen tenant, augustus 2026.

Van zoekbalk naar gesprek: zo maak je je intranet klaar voor AI

Stel je voor. Een nieuwe collega start maandag. In plaats van door het intranet te zoeken naar “thuiswerken” of “onkosten declareren”, stelt ze gewoon een vraag. En krijgt direct antwoord. Gebaseerd op de content die jij en je collega’s zelf hebben gemaakt.

Dat is geen toekomstmuziek meer. Sinds 3 maart 2026 heet dit officieel SharePoint AI. Wat voorheen de Knowledge Agent was, is nu een volwaardig onderdeel van het platform. Met nieuwe mogelijkheden erbij.

De vraag is niet of dit er komt. De vraag is: is jouw intranet er klaar voor?

Wat is AI in SharePoint eigenlijk?

AI in SharePoint is de ingebouwde AI-laag van het platform. Het beantwoordt vragen over de content op je sites. Het helpt bij het aanmaken en organiseren van pagina’s, bibliotheken en lijsten. En het past metadata toe zonder dat iemand handmatig hoeft te taggen. SharePoint AI is een essentieel onderdeel van deze functionaliteit.

Voor medewerkers ziet het eruit als een actieknop rechtsonder op hun SharePoint-site. Ze stellen een vraag. Ze krijgen antwoord. Met bronverwijzing naar de pagina’s en documenten waaruit het antwoord komt.

Achter de schermen draait de preview op Claude, het AI-model van Anthropic. Dat is technisch, maar voor Nederlandse organisaties is het relevant: EU-tenants moeten Anthropic expliciet inschakelen als sub-processor in het Microsoft Admin Center. Zonder die stap valt de functionaliteit terug op een beperkter model.

Wat kan er nu al?

Sinds maart 2026 zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar in public preview, mits je organisatie Microsoft 365 Copilot-licenties heeft en de preview heeft aangezet:

Vragen stellen op site-niveau. Medewerkers kunnen op elke ingeschakelde site een vraag stellen over de content. De scope is standaard de site waar de vraag gesteld wordt. Staat de site in een hub, dan reikt de AI ook over aangesloten sites.

Pagina’s bewerken met natuurlijke taal. Je kunt AI vragen om de toon aan te passen, een samenvatting te genereren of secties te herschikken. Direct op het canvas.

Bibliotheken automatisch organiseren. Je beschrijft hoe je informatie wil beheren. SharePoint past metadata toe, voegt kolommen toe en organiseert bestanden terwijl content verandert.

Lijsten beheren via AI. Hetzelfde principe, maar dan voor SharePoint-lijsten.

Custom agents bouwen. Iedereen met bewerkrechten op een site kan een eigen agent bouwen. Zonder code. Je kiest de bronnen (tot twintig items), geeft de agent een naam en een doel, en deelt hem met collega’s. Dit kan zowel via een Copilot-licentie als via pay-as-you-go-facturering.

Wat komt eraan?

Microsoft heeft concrete plannen voor de komende maanden. Een paar daarvan zijn relevant voor intranet-eigenaren:

Site creation via natuurlijke taal. Eind maart beschikbaar in de preview. Je beschrijft wat je nodig hebt en SharePoint genereert een gestructureerd plan voor site, pagina’s, bibliotheken en lijsten. Je kunt iteratief bijsturen.

Wereldwijde uitrol. De functies uit de preview komen in mei 2026 algemeen beschikbaar. Vanaf dat moment vervalt de handmatige opt-in stap voor nieuwe tenants.

Microsoft Lists als bron voor agents. Lijsten worden een volwaardige kennisbron voor custom agents. Dat opent mogelijkheden voor procesgerichte agents zoals contractbeheer of aanvraagworkflows.

SharePoint Admin Agent. Een aparte AI-assistent voor beheerders die oversharing detecteert, inactieve sites opspoort en opruimacties voorstelt. Relevant voor de governance-gesprekken met IT.

Wat betekent dit voor jou als communicatieadviseur?

Hier komt de kern. Want de techniek is indrukwekkend, maar de impact zit ergens anders.

De kwaliteit van de antwoorden hangt volledig af van de kwaliteit van je content. Verouderde pagina’s, dubbele informatie, onduidelijke titels. De AI pikt het op en geeft het terug aan de medewerker.

Goed content beheer was altijd belangrijk. Nu wordt het zichtbaar.

Dit is het moment om te beginnen. Niet wachten op de algemene beschikbaarheid in mei. Gewoon starten met wat nu kan.

Zo begin je vandaag

Breng je huidige content in kaart. Welke sites worden nog gebruikt? Welke pagina’s zijn al jaren niet bijgewerkt? Welke informatie staat op drie plekken tegelijk?

Bepaal eigenaarschap per domein. Wie is verantwoordelijk voor HR-content? Wie voor beleid? Wie voor projecten? Zonder eigenaarschap geen beheer.

Ruim op voor je aanzet. Archiveer verouderde pagina’s. Voeg dubbele informatie samen. Scherp onduidelijke titels aan. Controleer metadata.

Kies een kleine scope om mee te starten. Bijvoorbeeld de HR-hubsite. Overzichtelijk, herkenbaar voor medewerkers, en je kunt sturen op kwaliteit.

Maak afspraken voor nieuwe content. Structuur, titels, metadata, verantwoordelijkheden. Leg ze vast in een eenvoudige richtlijn.

Test met echte vragen. Stel de vragen die medewerkers ook stellen. Kloppen de antwoorden? Ontbreekt er iets? Gebruik dat als input voor je contentkalender.

 

Het gesprek met IT en de CISO

Voordat je breed uitrolt, is er één gesprek dat je niet kunt overslaan. Een paar onderwerpen die op tafel horen:

Licenties. AI in SharePoint vereist een Microsoft 365 Copilot-licentie. Custom agents kun je ook beschikbaar maken via pay-as-you-go. Dat laatste is nieuw en verlaagt de drempel, maar introduceert een verbruik-gebaseerd kostenmodel.

Rechten en oversharing. Agents volgen bestaande SharePoint-rechten. Wat een medewerker niet mag zien, ziet de agent ook niet voor die medewerker. Maar dat betekent wel dat je rechtenstructuur op orde moet zijn.

Gevoelige content. Via gevoeligheidslabels en Microsoft Purview DLP kun je specifieke documenten uitsluiten van gebruik door agents.

Anthropic als sub-processor. Voor Nederlandse organisaties is deze expliciete opt-in vereist. Zonder deze stap werkt de preview beperkt.

Scope en opt-in. Bepaal samen met IT welke sites worden ingeschakeld. Beginnen met een afgebakende scope is een bewuste keuze, geen beperking.

Dit gesprek is geen horde. Het is de voorwaarde voor succes.

Tot slot

AI op je intranet gaat niet over techniek. Het gaat over hoe je medewerkers antwoord geeft op hun vragen. Sneller, preciezer, dichter bij hun werk.

De organisaties die nu investeren in content op orde, plukken straks de vruchten. De rest merkt hetzelfde. Maar dan omgekeerd.

Welke stap zou jij morgen kunnen zetten?


Bronnen

Microsoft 365 SharePoint Online – 4 essentiële sitetypen onthuld! 🌐🔍

Deze week bezocht ik een klant om te praten over hun bedrijfsintranet. We wilden weten: hoe kunnen we verschillende sites binnen het bedrijf slim met elkaar verbinden? Samen hebben we gekeken naar de verschillende soorten sites in Microsoft 365.

Samen hebben we gekeken naar de verschillende soorten sites in Microsoft 365. Dat wil ik graag met jullie delen!

Source: Microsoft 365 SharePoint Online – 4 essentiële sitetypen onthuld! 🌐🔍

Microsoft 365 Copilot Agents: HRM-informatie altijd binnen handbereik

Stel je voor: Een HRM-handboek dat je niet door hoeft te bladeren, maar waar je direct vragen aan kunt stellen – dat is precies wat een Copilot Agent in Microsoft 365 intranet mogelijk maakt!

Met Copilot Agents in SharePoint kun je in slechts enkele klikken bronnen toegankelijk maken en specifieke vragen beantwoorden, zoals:
“Wat zijn de regels voor ouderschapsverlof?”
“Hoe zit onze sportvergoeding in elkaar?”

Kan jouw organisatie dit helpen om sneller en slimmer te werken? 👇

Source: Microsoft 365 Copilot Agents: HRM-informatie altijd binnen handbereik

Set up Viva Learning and publish your own content using SharePoint

Viva Learning was launched to GA (General Availability) at Ignite 2021 Fall Edition and rolled out to commercial Microsoft 365 tenants during the last months of 2021. Your employees will, by default, be able to begin using Viva Learning right away without any IT administrator action to enable it or configure it. Now is the time to get to grips with what is available to configure, and how you can use the built-in functionality to good effect.

Source: Set up Viva Learning and publish your own content using SharePoint

Creating a video portal in SharePoint with JSON formatted document library

 

“Often times we store videos in SharePoint and use the file viewer or the highlighted content web parts to display videos on the homepage of the site. With Microsoft Stream also moving towards SharePoint for storing meeting recordings, the use of videos in SharePoint site pages could increase. Recently I worked on an event page in SharePoint and thought it would be useful to have a video portal created for the event to store and display event session recordings.”

Source: Creating a video portal in SharePoint with JSON formatted document library

What is a SharePoint communication site?

Source: https://support.office.com/en-us/article/what-is-a-sharepoint-communication-site-94a33429-e580-45c3-a090-5512a8070732

A SharePoint communication site is a great place to share information with others. You can share news, reports, statuses, and other information in a visually compelling format.

Note: Some functionality is introduced gradually to organizations that have set up the targeted release options in Office 365. This means that you may not yet see this feature or it may look different than what is described in the help articles.

SharePoint communication site topic designSharePoint communication site showcase design

Mobile view

SharePoint communication site on a mobile device

What does a communication site include?

When you create a communication site in SharePoint Online, you can start with a blank site or choose one of the other site designs, each of which comes with a default set of web parts. The options available are:

  • Topic to share information such as news, events, and other content.
  • Showcase to use photos or images to showcase a product, team, or event.
  • Blank to create your own design.

No matter which one you choose, you can add, remove, or reorder web parts as needed.

If you have permission to edit the site, there’s also a link at the top of the communication site to add a new listdocument librarypage, news post, or web app to the site.

Add a new item to a SharePoint site

Topic

When you choose the Topic design, you get a home page that includes several web parts ready for you to customize. The web parts included by default on a Communication site that uses the Topic design are:

  • Hero: Use the Hero web part to bring focus and visual interest to your page. You can display up to five items in the Hero web part, and you can add compelling images to draw attention to each. For more information, see Use the Hero web part on a modern page.Hero web part on Communication site
  • News: You can keep your team in the loop as well as engage them with important or interesting stories by using the News web part. For more information, see Use News Headlines and News List web parts on a modern page.Default News on Group team site
  • Events: Display upcoming events using the events web part. For more information, see Use the Events web part.SharePoint Events Web Part
  • Highlighted content: Use the Highlighted content web part to dynamically display content from a document library, a site, a site collection, or all sites. By default, this web part shows your most recent documents. For more information, see Use the Highlighted content web part.Highlighted content

Showcase

The Showcase design also comes with a home page that includes several web parts ready for you to customize. Here are the web parts included by default on a Communication site that uses the Showcase design:

  • Hero: Use the Hero web part to bring focus and visual interest to your page. With the Showcase design, you can choose from two layouts, Tile and Layer, and add compelling images to draw attention to each item. For more information, see Use the Hero web part on a modern page.SharePoint hero web part
  • Image gallery: Use the Image gallery web part to share collections of pictures on a page. For more information, see Use the Image Gallery web part.SharePoint Image Gallery web part

Blank

When you start with a blank communication site, there’s no need to remove web parts you don’t need. Just choose your page layout and add the web parts you want.

SharePoint communicatoin site blank design

Customizing the page layout

In addition to changing the order of web parts on a page, you can also change the page layout for any of the site designs. For more information, see Add, remove, and change columns on a page.

Section layout

 

Enrich your SharePoint Content with Intelligence and Automation

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Enrich-your-SharePoint-Content-with-Intelligence-and-Automation/ba-p/194174

Across Office 365 and SharePoint we have a great tradition of taking technologies that required specialized expertise and making them mainstream. This morning at SharePoint Conference 2018 we introduced Microsoft AI in SharePoint with cognitive services, data management and analytics. These aren’t just for developers any more – they’re for everyone, thanks to SharePoint.

Also, millions of users rely on SharePoint lists every day to keep track of critical business data. From T-shirt sizes to issue management to public health programs, SharePoint lists can do it all. We’ve done a lot to make Flow and PowerApps work well with lists. This year, SharePoint lists will get even better – easier to build, easier to edit, and easier to share and analyze.

Here’s a summary of our announcements:

• Flow for Cognitive Analysis – Process any text for sentiment, key phrases, translation or moderation [Available Now]
• Row Formatting – Create immersive formatting for any list or library with scripting [Available later 2018]
• Image Analysis – Create immersive formatting for any list or library with scripting [Available now]
• AI for Images – Teach the cloud to recognize new objects for auto-tagging [Available Now]
• New ways to create lists – Create lists based on Excel, templates, or other lists [Available later 2018]
• Quicker list editing – Edit list content in place, and paste data from other sources [Available later 2018]
• Link list items – Connect list items to Planner, Outlook calendars, locations, and more [Available later 2018]
• Realtime list updates – See updates to lists and libraries instantly without refresh [Available later 2018]
• Analyze lists with Power BI – Connect list items to Planner, Outlook calendars, locations, and more [Available later 2018]
• Build Microsoft Flow workflows with Visio – Model a new process in Visio and export it to Microsoft Flow to activate and run custom processes [Available July 2018].
• Add file upload to Microsoft Forms – Add a custom question to allow users to supply a file to upload to SharePoint

Let’s look in more detail.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Enrich-your-SharePoint-Content-with-Intelligence-and-Automation/ba-p/194174