Categorie: News

Tussen eind mei en juni 2026 gaat Microsoft de opslagquota in OneDrive for Business consistenter handhaven. Voor de meeste organisaties zal dit ongemerkt voorbijgaan. Voor een specifieke groep gebruikers betekent het dat hun OneDrive in read-only modus terechtkomt. Zonder duidelijke foutmelding.

De aankondiging staat in Message Center bericht MC1310684, gepubliceerd op 14 mei 2026 en bijgewerkt op 22 mei 2026. In deze post zet ik op een rij wat er precies verandert, welke scenario’s risico lopen en hoe je dit voor de uitrol in kaart brengt.

Wat verandert er

SharePoint Online evalueert de opslagquota van gebruikers tijdens vernieuwingscycli. Tot nu toe kon het voorkomen dat een handmatig ingestelde gebruikersquotum boven de licentie-entitlement werd toegepast. Microsoft noemt dit zelf een inconsistentie in de huidige enforcement.

De wijziging: het quotum wordt voortaan consistent vergeleken met de limiet die hoort bij de toegekende licentie. Komt het werkelijke gebruik boven die licentie-grens uit, dan gaat de OneDrive van die gebruiker in read-only modus. Lezen kan nog wel, maar opslaan, aanmaken en wijzigen werkt niet meer tot het probleem is opgelost.

Belangrijk om te onderscheiden: dit gaat over de persoonlijke OneDrive van een individuele gebruiker. Het raakt niet de team sites, communicatiesites of intranet hubs van de organisatie. Die blijven gewoon werken.

Welke licentie geeft welk quotum

De enforcement kijkt naar de hoogste OneDrive-service plan over alle toegekende licenties. De relevante grenzen:

Licentietype	Toegestaan quotum	Voorbeeld SKU’s
Enterprise	5 TB	E3, E5, A3, A5, Plan 2
Standard	1 TB	Plan 1
A1 / Lite	100 GB	Office 365 A1, OneDrive Lite
Basic 2	10 GB	Basic 2
Deskless	2 GB	F1, F3
Geen licentie	0	Geen OneDrive service plan

Standaard wordt bij provisioning een quotum van 1 TB toegekend, of het licentie-maximum als dat lager is. Een beheerder kan dat handmatig verhogen via PowerShell of het SharePoint Admin Center. Tot nu toe accepteerde SharePoint die verhoogde waarde, ook als die boven de licentie-grens uitkwam. Dat is precies wat Microsoft nu rechttrekt.

Drie scenario’s die wel geraakt worden

Scenario 1: handmatig verhoogde quota boven de licentie-grens

Een beheerder heeft op enig moment het quotum voor een gebruiker verhoogd. Bijvoorbeeld voor iemand die tijdelijk veel opslag nodig had. Als die gebruiker een F3-licentie heeft (2 GB toegestaan) en het quotum is opgehoogd naar 1 TB, dan kon die persoon vrolijk doorbouwen. Na de wijziging wordt het quotum teruggebracht naar 2 GB. Wie boven de grens zit gaat read-only.

Scenario 2: oudere EDU A1 accounts

Office 365 A1 licenties geven recht op 100 GB OneDrive opslag. Maar accounts die ooit zijn aangemaakt voor de huidige enforcement bestond, kregen vaak 1 TB of zelfs 5 TB. Die hebben de afgelopen jaren kunnen groeien tot ver boven de 100 GB. De wijziging brengt ze terug naar 100 GB en alles wat daarboven zit valt onder de read-only modus.

Scenario 3: unlicensed retained OneDrives

Dit is het scenario dat het makkelijkst over het hoofd wordt gezien. Organisaties die OneDrive-accounts bewaren na het vertrek van een medewerker (voor dataretentie), maar de licentie intrekken als onderdeel van het uitstroomproces. Het quotum is dan nul. Alles wat erin staat overschrijdt per definitie de grens.

Het identificatie-script van Microsoft

Microsoft verwijst in MC1310684 naar een PnP-script dat specifiek voor dit scenario is gebouwd. Het script is alleen-lezen, wijzigt niets en gebruikt uitsluitend Microsoft Graph. Geen afhankelijkheid van SharePoint Online Management Shell of PnP PowerShell. De enige vereisten zijn de modules Microsoft.Graph.Authentication en Microsoft.Graph.Users, beide automatisch te installeren met de parameter -InstallPrerequisites.

Het werkt in Windows PowerShell 5.1 en PowerShell 7. Op commercial, GCC, GCC High, DoD en China tenants.

Drie scan-modi:

FastScan (standaard) gebruikt de Microsoft Graph Reports API om in één bulk-download alle voorziene OneDrives op te halen, gevolgd door licentie-informatie per eigenaar. Op een tenant van honderdduizend gebruikers duurt dit meestal enkele minuten. Het nadeel: de rapportdata is een dagelijkse snapshot en kan tot 48 uur oud zijn. Voor het identificeren van over-quotum gebruikers is dat geen probleem.

Eén belangrijke valkuil bij FastScan. Heeft je tenant de instelling “Display concealed user names in reports” aan staan in het SharePoint Admin Center, dan kan het script geen gebruikers herleiden en wordt afgesloten. Je kunt de instelling tijdelijk uitzetten, het script draaien en daarna weer aanzetten. Of je gebruikt LegacyScan.

LegacyScan doorloopt iedere gebruiker in de directory en haalt realtime opslaggegevens op. Accuraat tot op het moment, maar traag. Op een grote tenant moet je rekenen op twee uur of meer.

TargetedUser evalueert één of meer specifieke UPN’s. Handig om een door de servicedesk gemelde gebruiker te checken of om te verifiëren dat een opschoonactie succesvol was.

Een basis-aanroep ziet er zo uit:

.\Get-ODBOverQuotaUsers.ps1 -ExportPath "C:\Reports\OneDriveQuotaReport.csv"

De geëxporteerde CSV bevat alle geëvalueerde sites, waarbij de over-quotum rijen bovenaan staan. Kolommen als OverQuota (true/false), LicenseTier, ExpectedQuota, StorageUsed en OverBy geven direct de context die je nodig hebt om te besluiten wat je per gebruiker doet.

Het script staat op PnP Samples.

Wat te doen bij over-quotum gebruikers

Microsoft noemt twee remediation-paden. Beide zijn legitiem, de keuze hangt af van de situatie van de specifieke gebruiker.

Licentie upgraden. Heeft de gebruiker werkelijk meer opslag nodig dan de huidige licentie biedt, dan is het toekennen van een hogere licentie de schone oplossing.

Opslaggebruik terugbrengen. Werk met de gebruiker samen om de OneDrive binnen de licentie-grenzen te brengen. Passend wanneer het opslaggebruik incidenteel is, of bestaat uit historische bestanden die elders thuishoren.

Voor unlicensed retained accounts is de afweging anders. Opties zijn: een minimale licentie toekennen aan het account, de content elders archiveren of accepteren dat de OneDrive read-only wordt zodra de enforcement actief is. Welke keuze past hangt af van het dataretentiebeleid van de organisatie.

De servicedesk-component

Wanneer een OneDrive in read-only modus terechtkomt, krijgt de gebruiker geen heldere foutmelding die de oorzaak verklaart. Wat ze ervaren is dat opslaan niet meer werkt. Of dat een Word-document niet meer wil bewaren. Of dat een bestand delen in een Teams-chat mislukt.

Voor de servicedesk is dat een lastige eerste melding om te diagnosticeren. Geen permissieprobleem, geen synchronisatiefout, niets in het Microsoft 365 servicegezondheidsrapport. Wel een gebruiker die niet verder kan.

Informeren van de servicedesk voor de uitrol is daarom geen luxe maar noodzaak. Niet als technisch document, maar als beknopte uitleg waaraan ze de symptomen herkennen en welke stappen ze kunnen nemen om de oorzaak vast te stellen.

Een breder governance-moment

Deze wijziging is op zichzelf een correctie van een bug. Maar het maakt iets zichtbaar dat in veel organisaties onder de oppervlakte sluimert. OneDrive wordt op plekken gebruikt waar het eigenlijk niet thuishoort.

Werkbestanden voor een afdeling. Concepten voor publicatie op het intranet. Gedeelde projectmaterialen. Bestanden in Teams-chat die ongemerkt in de persoonlijke OneDrive van de afzender belanden. Het zijn patronen die jarenlang zonder gevolg blijven, tot een enforcement-wijziging zoals deze ze plotseling zichtbaar maakt.

Een goed moment dus om je beleid voor persoonlijke opslag tegen het licht te houden. Niet alleen voor de quota, ook voor de vraag wat er in een persoonlijke OneDrive thuishoort en wat eigenlijk op een team site, document library of communicatiesite zou moeten staan. Eigenaar van organisatiecontent is de organisatie, niet een individuele medewerker.

Tot slot

Voor tenants met standaard commerciële licenties en niet-aangepaste quota gebeurt er niets. Voor EDU-omgevingen met oude A1-accounts, mixed Frontline/Enterprise tenants en omgevingen met handmatig opgehoogde quota is het zinvol om voor de uitrol de inventarisatie te doen. De read-only modus die volgt is verstorend juist omdat hij stil is en op individuele gebruikers neerslaat, niet op de hele tenant.

De moeite om het script één keer te draaien weegt op tegen de servicedesk-tickets die anders zonder context binnenkomen. Maak een bewuste keuze: wachten en reageren, of inventariseren en voor zijn.

---

Bronnen

• Microsoft Message Center, MC1310684, 14 mei 2026 (bijgewerkt 22 mei 2026)
• PnP Script Samples: Identify OneDrive Users Over License-Based Storage Quota
• Microsoft Learn: SharePoint Online Limits Service Description

De Announcements web part. Niet nieuw, wel voor iedereen.

Microsoft introduceert deze maand een nieuw Announcements web part op je SharePoint home site. Onderdeel van een grotere update rond home sites, waarbij ook de Resources web part nieuw is, het News web part een Filmstrip-weergave krijgt en de Viva Connections-app in Teams wordt hernoemd naar SharePoint.

Op het eerste gezicht een nieuw web part. Maar wie zelf even gespeeld heeft met de preview, ziet het meteen: dit is de Announcement-kaart die we al kenden uit Viva Connections. Dezelfde functionaliteit. Dezelfde werking. Alleen nu op een andere plek.

Niet nieuw dus.

Wel een belangrijke verschuiving.

Wat er feitelijk gebeurt

De Announcement-functionaliteit zat tot nu toe achter een licentiemuur. Wilde je tijdgebonden meldingen tonen aan je medewerkers, dan had je Viva Connections nodig. En dat valt onder de Viva Suite of de losse Viva Communications-licentie.

Veel organisaties hebben die licentie bewust niet aangeschaft. De extra kosten wogen niet op tegen wat ze er voor terugkregen. Het gevolg: ook deze nuttige basisfunctie was voor hen niet beschikbaar.

Met deze update verandert dat. Het Announcements web part komt beschikbaar op de SharePoint home site. Zonder extra licentie. Voor iedereen met SharePoint Online en een aangewezen home site.

Dat is geen nieuw stukje techniek. Dat is functionaliteit die democratiseert.

Wanneer gebruik je het?

Een Announcement is geen artikel. Het is een melding. Kort, gericht, met een vervaldatum.

Denk aan:

• Brandoefening morgen om 10:00. Verzamelplaats: parkeerplaats achter.
• De parkeerplaats is donderdag tussen 8 en 12 uur niet bereikbaar door asfaltwerk.
• Het pand sluit vrijdag om 16:00 in verband met de teamborrel.”

Dit soort meldingen heeft één eigenschap gemeen: ze hebben een houdbaarheidsdatum. Donderdagochtend is donderdagmiddag oude informatie. Vrijdag 16:01 is de teamborrel-melding ruis.

Het verschil met News is daarmee scherp:

– News is voor verhalen die mogen blijven. Een interview met een collega. Een projectmijlpaal. Een directie-bericht met inhoud.
– Announcements is voor meldingen die juist móeten verdwijnen.

News is een artikel. Announcements is een melding.

En dit past in een grotere verschuiving

Wie de afgelopen jaren oplet, ziet een patroon. Microsoft trekt steeds meer Viva-functionaliteit terug naar de SharePoint-basis.

De hernoeming van Viva Connections naar SharePoint app in Teams is de meest zichtbare beweging. Maar dit Announcements web part past in dezelfde lijn. Net als de nieuwe Resources web part. Wat ooit als “Viva” werd gepositioneerd, wordt steeds vaker gewoon “SharePoint”.

Voor organisaties zonder Viva-licentie is dat goed nieuws. De kern van de digitale werkplek komt steeds meer beschikbaar zonder aanvullende kosten.

Voor organisaties die wel Viva-licenties hebben, is het een vraagstuk. Wat zit er nog uniek in de Viva-suite waarvoor je betaalt. En welke functies komen op termijn ook naar de SharePoint-basis. Dat is een gesprek dat je met je licentiebeheerder wilt voeren, voordat de volgende verlenging op tafel komt.

Wat dit betekent voor je werkproces?

Voor een communicatieadviseur is dit een echte verbetering. Je kunt korte meldingen plannen op dag en uur. Vooraf klaarzetten. Verschijnt automatisch. Verdwijnt automatisch.

Je hele week vooruit klaarzetten op maandagochtend:

– Brandoefening op dinsdag
– Onderhoudsmelding op woensdag
– Parkeerwaarschuwing voor donderdag
– Vrijdag de teamborrel-aankondiging

Geen reminders meer in Outlook om “op tijd te publiceren”. Geen verouderde meldingen die blijven hangen omdat niemand ze weghaalt.

Drie dingen die je in de tussentijd kunt doen:

Controleer of je een aangewezen home site hebt. Het web part werkt alleen daar. Veel organisaties hebben formeel geen home site ingericht, maar gebruiken een communicatiesite als startpagina. Dat is technisch iets anders.

Maak afspraken over wie wat publiceert. Als iedereen overal Announcements kan toevoegen, krijg je binnen drie maanden een homepage vol meldingen. Sommige tijdgevoelig, sommige niet. Een korte afspraak wie publiceert, voor wie, met welk type meldingen is meer waard dan de techniek zelf.

Bekijk je huidige communicatiestrategie opnieuw. Welke kanalen gebruik je nu voor korte meldingen. E-mail? Teams-kanalen? Een banner op de homepage? Dit nieuwe web part is een extra optie. Maar alleen waardevol als helder is wat je waar plaatst, en waarom.

Techniek volgt strategie. Niet andersom.

—

*Bronnen: Home site updates op Microsoft Learn (https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/homesitesimprovements),
Message Center MC1304293, Microsoft 365 roadmap ID 557983.*

Vorig jaar maakte ik samen met AI een song.

Over kanaalkeuze. Over de chaos die ontstaat als iedereen communiceert via het kanaal dat voor zichzelf het prettigst voelt. Over verdwalen in Teams, Outlook, Engage en SharePoint tegelijk.

Ik noemde hem When you’re lost in the digital sea.

En toen liet ik hem liggen.

Niet omdat hij niet goed was. Maar omdat het voelde als een vreemde eend in de bijt. Ik schrijf over Microsoft 365, over intranet, over governance. Minder over muziek.

Maar mijn ervaringen bij ExpertsLive Radio en Hot Dance Radio leren mij beter. Muziek raakt mensen anders dan tekst. Het zegt in drie minuten wat een uitleg soms niet lukt.

Dus bij deze: uit de la.

Kanaalkeuze is geen technisch probleem. Het is een menselijk probleem. En dat verdient soms een menselijk verhaal.

De SharePoint startpagina en linkermenu die je kent, ziet er binnenkort iets anders uit.

De nieuwe SharePoint-ervaring is nu al als preview te activeren. Het SharePoint 25-jaar event op 2 maart 2026 is de officiële lancering ervan.

Wat verandert er concreet?
De vertrouwde startpagina maakt plaats voor een Discover-ervaring.

• De app-bar krijgt een vernieuwd ontwerp.
• Er komen twee duidelijke ingangen: Publish en Build.
• De globale navigatie van je Home site wordt prominenter bovenin getoond.
• Ook visueel wordt het rustiger. Een neutralere basis, minder afleiding, meer nadruk op content en branding.

Belangrijk om te weten: de preview staat niet automatisch aan.
Een SharePoint- of Global Administrator moet deze zelf inschakelen via het SharePoint Admin Center bij Settings en vervolgens New SharePoint experience.

Voor de AI-onderdelen in deze nieuwe omgeving is een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.

Tijdens de preview kunnen gebruikers zelf terugschakelen naar de oude ervaring. Je kunt dus veilig testen zonder direct definitief over te stappen.

Ga jij hem nu al activeren?

Meer lezen: The new SharePoint experience

Vorige week zat ik bij een klant. Hun intranet telde 47 nieuwsberichten. De collega uit marketing zag er vier. De rest was ruis.

Dat is het probleem van intranetten die iedereen willen bedienen. Ze eindigen met content die voor niemand echt relevant voelt.

Terwijl je in al jaren iets hebt waarmee je dit kunt doorbreken: doelgroeptargeting (audience targeting).

Doelgroeptargeting gaat niet over informatie verstoppen. Het gaat over prioriteren. Wat is voor jou nu relevant? Marketing ziet ander nieuws dan HR. En iemand die nergens bij hoort, ziet alleen de algemene basis. Rust in de tent.

In de praktijk zie ik dat communicatieprofessionals dit vaak onderschatten. Niet omdat het technisch ingewikkeld is (als de governance op orde is), maar omdat het vraagt om keuzes maken. Voor wie is deze pagina? Voor wie is deze link? Voor wie is dit nieuws? Zolang je die vragen niet stelt, blijft alles voor iedereen. En dus voor niemand.

Je kunt doelgroeptargeting inzetten op verrassend veel plekken. Denk aan navigatiekoppelingen, pagina’s, het nieuws webonderdeel, maar ook Snel koppelingen, Gebeurtenissen, gemarkeerde inhoud en het dashboard.

De techniek is eenvoudig. Je gebruikt groepen, statisch of dynamisch. Publiceren en klaar. Soms even wachten tot groepswijzigingen zijn verwerkt, maar verder geen magie.

De echte winst zit in het effect. Minder ruis. Meer herkenning per doelgroep. Minder dit is niet voor mij gedrag. En vooral meer vertrouwen in het intranet als plek die snapt wie je bent.

Praktische tip. Begin klein. Eén afdeling. Eén type content. Eén plek. Meet wat er gebeurt. En maak meteen afspraken met content owners over wie wat wanneer target. Zonder proces geen resultaat.

Welke content op jullie intranet is eigenlijk voor iedereen, maar stiekem voor niemand?

Ken je FindTime nog? Dat heet nu Scheduling Poll en zit tegenwoordig standaard in Outlook.

In plaats van eindeloze e-mails, chats en agendaconflicten kun je in Outlook een Scheduling Poll gebruiken. Zo vind je snel een moment dat voor iedereen werkt, zonder heen en weer plannen.

In deze korte video laat ik stap voor stap zien hoe je een vergaderpeiling maakt en verstuurt. Handig voor iedereen die regelmatig vergaderingen plant in Microsoft 365, of je nu met collega’s, klanten of externe partijen werkt.

Meer lezen op Microsoft Support:
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/de-beste-vergadertijd-voor-iedereen-vinden-met-outlook-scheduling-poll-7b5ff6c7-4f65-48e6-89b8-3f053c40e382