SharePoint Knowledge Base: zo maak je van je intranetkennis een kennisbasis voor AI

Marcel News

Hoe maak je van je intranetkennis een kennisbasis voor AI?

Ik heb het uitgeprobeerd met mijn eigen e-book. Waar begin je? Bouw je intranet vanuit de medewerker, niet vanuit SharePoint is nu een knowledge base die ik zo in SharePoint importeer. Twaalf hoofdstukken, een checklist, een takenlijst voor IT en een begrippenlijst, allemaal als losse pagina’s die naar elkaar linken. Collega’s kunnen erin lezen, en Copilot kan er vragen over beantwoorden.

Dat kan sinds 14 oktober 2026. Toen kondigde Microsoft de SharePoint Knowledge Base aan, een nieuwe manier om teamkennis vast te leggen. Nog in preview, maar het laat goed zien waar SharePoint naartoe gaat.

In deze blog lees je wat een knowledge base is, hoe je hem vult, wat het kost en waar je op moet letten. En ik laat zien hoe ik mijn e-book heb omgezet.

Wat is de SharePoint Knowledge Base?

Een knowledge base is een speciale bibliotheek op een SharePoint-site, gevuld met pagina’s die naar elkaar linken. Elke site kan er een krijgen, ook de sites achter Teams-kanalen en Microsoft 365-groepen. Je maakt hem via + Nieuw > Knowledge base.

Het verschil met een gewone documentbibliotheek zit in het doel. Microsoft zegt het zelf zo:

Documentbibliotheek Knowledge base
Ordent bestanden en mappen Ordent pagina’s per onderwerp, die naar elkaar linken
Voor brondocumenten en werkbestanden Voor uitleg, procedures, besluiten en veelgestelde vragen
Allerlei bestandsformaten Markdown als hoofdformaat
Is vaak de bron Is een samengevatte kennislaag bovenop goedgekeurde bronnen

Waarom Markdown?

De pagina’s in een knowledge base zijn Markdown-bestanden (.md). Dat is platte tekst met eenvoudige opmaak: een # voor een kop, een - voor een opsomming. Mensen kunnen het lezen, en AI ook, zonder ballast van opmaakcode.

SharePoint en OneDrive ondersteunen Markdown sinds mei 2026 standaard. Je opent een .md-bestand in de browser en bewerkt het met een werkbalk, je hoeft de codes niet te kennen. In een knowledge base kies je tussen een visuele editor en een broneditor, allebei op dezelfde pagina.

Een paar dingen die het voor een kennisbasis sterk maken:

  • Links tussen pagina’s schrijf je als [[Paginanaam]]
  • Pagina-eigenschappen staan bovenaan de pagina, bijvoorbeeld een eigenaar, tags of een samenvatting
  • Takenlijsten met afvinkvakjes, tabellen en zelfs diagrammen (Mermaid) worden gewoon getekend
  • Versiegeschiedenis, samen bewerken en opmerkingen werken zoals je gewend bent

Microsoft meldt dat agents in eigen tests tot vier keer sneller antwoordden en 30% minder tokens gebruikten met een knowledge base dan met losse bestanden. Dat zijn Microsofts eigen cijfers, dus lees ze als richting. Maar de logica klopt: een agent die een goed samengevatte pagina leest, hoeft niet steeds tientallen bestanden door te spitten.

Vier manieren om een knowledge base te vullen

Je kunt een knowledge base zelf schrijven, importeren of door Copilot laten bouwen. Welke route je kiest, bepaalt ook wie de structuur in handen heeft.

Route Hoe Copilot-licentie of credits nodig? Geschikt voor
Zelf schrijven Lege pagina’s maken in de visuele editor of broneditor Nee Kleine, zorgvuldig beheerde kennis
Importeren Markdown-bestanden of een map, een Confluence-export of een klassieke SharePoint-wiki Nee Bestaande kennis die al goed geordend is
Copilot in SharePoint Je beschrijft doel, bronnen en indeling, Copilot maakt de pagina’s Ja, Copilot-credits Kennis die nu verspreid staat in documenten, mails en vergaderingen
Autopilot Vanuit Teams of e-mail iets toevoegen, zoals een vergadertranscript Ja, Copilot-credits Kennis die tijdens het werk ontstaat

Twee dingen vallen op. Importeren is een eenmalige kopie, er is geen synchronisatie met de bron. En bij Copilot gebeuren updates alleen als je erom vraagt: verandert een brondocument, dan verandert de knowledge base pas als iemand Copilot vraagt om te controleren op updates.

Bij het bouwen met Copilot vraagt Copilot eerst om bevestiging voordat het de structuur aanpast. Dat is een goed patroon: de mens beslist, de AI doet het werk.

Wat kost het?

Lezen is gratis, bouwen en onderhouden met Copilot kost credits. Microsoft maakt het onderscheid tussen wat Copilot leest en wat Copilot verandert.

Wat je doet Wat je nodig hebt
Pagina’s lezen en doorzoeken Geen Copilot-licentie of credits
Zelf schrijven, bewerken, importeren Geen Copilot-licentie of credits
Copilot vragen stellen over de inhoud Microsoft 365 Copilot-licentie
Bouwen, bronnen toevoegen, updaten of een health check met Copilot of Autopilot Copilot-credits

Copilot vraagt toestemming voordat het credits gebruikt. Na afloop typ je /cost en zie je wat een taak kostte. De knowledge base werkt in de preview alleen voor gebruikers die de beheerder heeft ingeschakeld voor verbruiksgebaseerde facturering. Microsoft geeft aan dat de voorwaarden nog kunnen veranderen voor de algemene beschikbaarheid.

Het goede nieuws voor wie wil beginnen: je kunt een knowledge base volledig zonder Copilot opzetten, door te importeren. Precies wat ik met mijn e-book heb gedaan.

Praktijkvoorbeeld: mijn e-book als knowledge base

Mijn e-book was een goed vertrekpunt omdat het al in hoofdstukken is opgebouwd. Elk hoofdstuk begint met een vraag uit de praktijk en een kort antwoord. Dat is precies hoe een knowledge base werkt: één vraag, één pagina.

Zo heb ik het aangepakt:

  1. Eén pagina per hoofdstuk. De 89 pagina’s PDF werden 18 Markdown-pagina’s: twaalf hoofdstukken, een checklist, een takenlijst voor IT, een begrippenlijst, de bronnen, een colofon en een startpagina.
  2. Mappen volgens de Kompas-route. De vijf stappen uit het boek werden de mappen: Begin bij de medewerker, Leg het fundament, Maak het vindbaar, Breng het tot leven en Houd het gezond. Plus een map Naslag.
  3. De vraag en het korte antwoord als pagina-eigenschap. Elke hoofdstukpagina heeft bovenaan eigenschappen als vraag, kort_antwoord, tags en kompas_stap. Zo leest Copilot direct waar een pagina over gaat.
  4. Links in plaats van verwijzingen. Waar in het boek “zie hoofdstuk 5” stond, staat nu een link naar die pagina. Elk begrip in de begrippenlijst linkt naar het hoofdstuk waar het wordt uitgelegd.
  5. Afbeeldingen nagebouwd als tabel of diagram. Een beslismodel als “Welke link waar?” werd een tabel, de Kompas-architectuur een diagram. Dat is meteen beter voor AI: een plaatje kan Copilot niet lezen, een tabel wel.
  6. Checklists afvinkbaar. De checklist voor de livegang en de takenlijst voor IT zijn nu echte takenlijsten.
  7. Importeren als map. Via Nieuw > Importeren > Map gaat de hele structuur in één keer naar binnen. Geen credits nodig.

Wat ik ervan leerde

Het omzetten zelf was het minste werk. Het meeste werk zat in keuzes: wat is één pagina, welke eigenschap helpt een lezer, waar hoort een link. Dat zijn redactionele keuzes, geen technische.

En er is een les die ik in hoofdstuk 12 van het e-book al opschreef: een agent maakt goede HR-informatie toegankelijker, niet slechte beter. Een knowledge base is zo goed als de inhoud die je erin stopt.

Waar je op moet letten tijdens de preview

De knowledge base zit in de Frontier-preview, dus niet alles werkt al zoals je zou verwachten. Deze punten zou ik met een klant bespreken voordat je begint.

  • Rechten gaan niet mee. Een pagina erft geen rechten van zijn bron. Iedereen die de knowledge base mag lezen, ziet de inhoud, ook als hij het brondocument niet mag openen.
  • Geen gevoeligheidslabels per pagina. Labels op bronbestanden gaan niet mee naar de pagina’s.
  • Geen automatische updates. Verandert een bron, dan moet iemand Copilot vragen om te controleren op updates.
  • Copilot kan handwerk overschrijven. Een update door Copilot kan handmatige wijzigingen terugdraaien of verwijderde pagina’s opnieuw maken. Controleer na elke update de pagina’s die zijn aangepast.
  • Delen gaat per pagina. Je kunt niet de hele knowledge base delen. Wil je iemand overal toegang geven, dan voeg je hem toe als bezoeker van de site.
  • Afbeeldingen gaan niet mee bij een Markdown-import. Voeg ze na de import zelf toe.
  • Een health check controleert links, geen feiten. Hij vindt kapotte links en pagina’s buiten de navigatie, maar controleert niet of de inhoud klopt.
  • Maximaal tien bestanden per keer. Bij het toevoegen met Copilot raadt Microsoft aan niet meer dan tien bestanden per verzoek te gebruiken.

Een praktische tip: krijg je na “maak een knowledge base” een gewone SharePoint-pagina terug, dan is de preview waarschijnlijk nog niet actief voor jou. Een echte knowledge base herken je aan de vraag om bronnen en aan pagina’s in Markdown.

Knowledge base of intranet? De rol van communicatie

Een knowledge base vervangt je intranet niet. Ze doen iets anders.

Het intranet is de plek waar je zendt en verbindt: nieuws, aankondigingen, verhalen, de homepage waar iedereen langskomt. Een knowledge base is naslag: procedures, afspraken, besluiten en veelgestelde vragen, voor mensen en voor agents.

Daarmee komt er een vraag op tafel die voor communicatie heel bekend is: wie is eigenaar van wat er staat? Bij een knowledge base wordt die vraag scherper. Als Copilot een mailwisseling samenvat tot een pagina en daar staat een fout in, dan leest de volgende agent die fout als waarheid. En de agent daarna ook.

In hoofdstuk 1 van mijn e-book schreef ik: eigenaarschap volgt de organisatie, vindbaarheid volgt de gebruiker. Dat geldt een-op-een voor een knowledge base. Spreek af:

  • wie eigenaar is van elke knowledge base
  • wie controleert wat Copilot heeft geschreven, en hoe snel
  • welke bronnen erin mogen, en welke niet
  • hoe vaak je een health check en een inhoudelijke controle doet

Communicatie hoeft geen SharePoint-beheerder te worden. Maar dit is wel bij uitstek ons vak: begrijpelijke, betrouwbare informatie op de juiste plek. Alleen leest er nu ook een agent mee.

Aan de slag

Begin klein, met één team en één echt kennisprobleem. Denk aan onboarding, een groot project of de vragen die steeds bij HR binnenkomen.

  1. Vraag je SharePoint-beheerder of de Frontier-preview en de facturering op basis van verbruik voor jou aan staan.
  2. Kies een team en wijs een eigenaar aan voordat je iets bouwt.
  3. Begin met importeren of zelf schrijven. Dat kost geen credits en je houdt zelf de structuur in handen.
  4. Stel daarna Copilot de vragen die collega’s echt stellen, en kijk of de antwoorden kloppen.
  5. Probeer pas dan het bouwen en onderhouden met Copilot, en kijk met /cost wat het kost.

Wil je zien hoe dit eruitziet met een echt e-book? Je kunt mijn e-book Waar begin je? downloaden. Vraag gerust of ik de demo een keer laat zien.

Bronnen