Flexibele secties krijgen hulplijnen

Marcel

In februari 2025 kregen we flexibele secties in SharePoint. De reactie was vrijwel unaniem enthousiast. Eindelijk konden redacteuren webparts neerzetten waar ze wilden, ze schalen, ze over elkaar heen leggen. Geen vaste kolommen meer.

Anderhalf jaar later is de praktijk genuanceerder. Veel redacteuren hebben het één keer geprobeerd en zijn teruggegaan naar de vertrouwde drie kolommen. Niet omdat de functie niet werkt, maar omdat vrijheid zonder houvast lastig is. Je bouwt iets op een breed scherm, het ziet er goed uit, en op een telefoon of in een e-mail valt de compositie uit elkaar.

Deze maand rolt Microsoft verbeteringen uit die dat aanpakken. Ze zijn in de aankondiging beschreven als een gebruiksverbetering. In de praktijk raken ze iets breders: wie in jouw organisatie bepaalt hoe een pagina eruitziet, en wie controleert of hij nog leesbaar is voor iedereen.

Waar we vandaan komen

Een flexibele sectie laat de kolomstructuur los. In plaats van één, twee of drie kolommen krijg je een raster waarin je webparts vrij plaatst. Je kunt ze schalen, over elkaar heen leggen en groeperen zodat ze samen bewegen.

Twee beperkingen die vanaf het begin gelden en die vaak vergeten worden:

Niet elk webpart schaalt vrij. Tekst, Afbeelding en Bestand en media kun je op vrijwel elke breedte zetten. Kaartgebaseerde webparts zoals Snelkoppelingen, Personen en Hero hebben vier vaste breedtes: volledig, tweederde, de helft en een derde van het canvas. Aangepaste SPFx-webparts krijgen standaard diezelfde vier opties.

Op mobiel en in e-mail wordt het altijd één kolom. Overlappende webparts bestaan daar niet. Ze worden onder elkaar gestapeld. In de sectie-eigenschappen kies je in welke volgorde dat gebeurt: van boven naar beneden, of van links naar rechts.

Die tweede beperking is precies waar de meeste teleurstelling zat. Je ontwerpt in twee dimensies, maar de helft van je lezers krijgt één dimensie te zien.

Wat er nu verandert

De aankondiging staat in het Message Center onder MC1446804 en op de roadmap onder ID 567889. De uitrol is wereldwijd, begon medio augustus 2026 en zou eind augustus afgerond moeten zijn. Er is geen actie van beheerders nodig. De functies verschijnen vanzelf.

Drie dingen veranderen.

1. Hulplijnen voor de indeling

In het sectievenster, onder het tabblad Indeling, kies je nu een hulplijnindeling. De opties heten precies zoals de kolomindelingen die je al kent: Geen, Eén kolom, Twee kolommen, Drie kolommen, 1/3 links, 1/3 rechts. Nieuwe webparts lijnen standaard uit op de breedte van die hulplijn. Je kunt daarna nog steeds alles verplaatsen en schalen.

Dat klinkt als een uitlijnhulp. Dat is het niet helemaal. De toelichting in de interface zegt dat de hulplijnen bepalen hoe inhoud wordt verplaatst wanneer de grootte van de sectie verandert. Ze sturen dus het herschikgedrag aan, niet alleen de plaatsing tijdens het bewerken. Samen met de bestaande instelling voor mobiel en e-mail bepaal je daarmee vooraf hoe je ontwerp zich gedraagt op een scherm dat je niet hebt getest.

Dat is het echte verschil met de situatie van anderhalf jaar geleden. Toen was responsief gedrag iets wat je achteraf controleerde in de preview. Nu is het iets wat je vooraf instelt.

2. Raster permanent zichtbaar

Er komt een schakelaar in de opdrachtbalk waarmee je raster en hulplijnen zichtbaar houdt tijdens het bewerken. Daarnaast is er een instelling op paginaniveau voor hetzelfde.

Tot nu toe verschenen de hulplijnen pas op het moment dat je een webpart begon te slepen. Je moest dus iets verplaatsen om te zien of het al goed stond. Klein ongemak, maar het verklaart waarom veel redacteuren het gevoel hadden dat ze aan het gokken waren.

3. Een bestaande sectie omzetten

Dit is de meest onderschatte van de drie. Je kunt een bestaande standaardsectie omzetten naar een flexibele sectie vanuit het eigenschappenvenster van die sectie. De kolomindeling en de plaatsing van de webparts blijven daarbij behouden.

Waarom dat telt: tot nu toe was experimenteren met flexibele secties gelijk aan opnieuw beginnen. Je bestaande nieuwspagina of afdelingspagina moest je van voren af aan opbouwen. Dat is precies de reden waarom veel redacteuren het na één poging lieten zitten. Die drempel verdwijnt.

Eén kanttekening. De documentatie van Microsoft stelde tot nu toe expliciet dat wisselen tussen flexibele en andere sectietypen niet wordt ondersteund. De aankondiging beschrijft alleen de richting standaard naar flexibel. Over de weg terug staat niets. Ga er voorlopig van uit dat conversie eenrichtingsverkeer is en test het op een kopie voordat je het op een gepubliceerde pagina doet.

Het punt dat in geen enkele aankondiging staat

Hier wordt het interessant voor wie verantwoordelijk is voor digitale toegankelijkheid.

In een flexibele sectie volgen de leesvolgorde en de tabvolgorde niet de positie op het canvas. Ze volgen de volgorde waarin de webparts zijn toegevoegd. Dat is meerdere keren gemeld door mensen die het hebben getest, ook in de reacties onder Microsofts eigen aankondiging van de functie.

Wat dat betekent in de praktijk: je kunt een pagina bouwen die er visueel logisch uitziet en die voor een schermlezer of iemand die met het toetsenbord navigeert in een willekeurige volgorde wordt voorgelezen. De blokken staan visueel netjes van links naar rechts, maar worden voorgelezen in de volgorde waarin de redacteur ze toevallig heeft neergezet.

Voor overheden en zorginstellingen raakt dat direct aan verplichtingen. WCAG 1.3.2 gaat over betekenisvolle volgorde, 2.4.3 over focusvolgorde. Beide zijn niveau A. Dit is geen theoretisch risico.

De conversiefunctie maakt dit relevanter dan het was. Een omgezette sectie erft de volgorde van de oorspronkelijke kolommen, en die was waarschijnlijk correct. Maar zodra een redacteur daarna dingen gaat verslepen, kunnen kijkvolgorde en leesvolgorde uit elkaar lopen zonder dat iemand het merkt. Precies de handeling die deze update makkelijker maakt.

Dit is geen reden om flexibele secties te vermijden. Het is wel een reden om de test in je werkwijze op te nemen. Doorloop de pagina één keer met de Tab-toets voordat je publiceert. Als de focus van links onder naar rechts boven springt, klopt de volgorde niet.

Wat dit betekent voor je afspraken

De hulplijnen zijn een instelling per sectie. Niet per pagina, niet per site. Dat betekent dat consistentie tussen pagina’s niet vanzelf ontstaat.

Grofweg zijn er twee routes, met verschillende kosten.

Vooraf vastleggen. Je bepaalt welke hulplijnindelingen passen bij welk paginatype, legt dat vast in paginatemplates en sectietemplates, en informeert je redacteuren voordat ze de nieuwe knoppen zien verschijnen. Kost tijd en overleg. Levert eenheid op en een pagina die er over twee jaar nog steeds uitziet zoals bedoeld.

Achteraf bijsturen. Je laat het gebeuren, kijkt wat redacteuren ermee doen en corrigeert waar het misgaat. Kost minder voorbereiding. Levert meer variatie op, en de kans dat je pas bij een toegankelijkheidsaudit ontdekt wat er is ontstaan.

Welke route past, hangt af van hoeveel redacteuren je hebt, hoe lang je pagina’s blijven staan en of je onder de toegankelijkheidsverplichting valt. Bij tien redacteuren en een handvol pagina’s is bijsturen prima werkbaar. Bij tachtig redacteuren verspreid over veertig afdelingssites is dat een ander verhaal.

Wat in beide routes helpt: een paginatemplate is een sterker sturingsmiddel dan een richtlijn in een document. Redacteuren lezen zelden documentatie. Ze pakken wat er klaarstaat.

Wat je deze maand zou kunnen doen

Een paar concrete stappen, in volgorde van moeite.

Controleer of de functies in je tenant staan. Open een testpagina, klik op een sectie en kijk of je onder Indeling de hulplijnopties ziet.

Test de conversie op een kopie van een bestaande pagina. Kijk wat er met de plaatsing gebeurt, en controleer daarna de mobiele en e-mailweergave via de preview.

Loop één bestaande flexibele sectie door met de Tab-toets. Als je er al hebt, weet je binnen een minuut of je een probleem hebt.

Informeer je redacteuren. Er is geen adminactie nodig, dus zij zien dit vanzelf verschijnen. Een korte uitleg vooraf voorkomt tickets en experimenten op gepubliceerde pagina’s.

Kijk je huidige richtlijnen na. Als daar staat welke kolomindelingen zijn toegestaan, klopt dat document niet meer.

Tot slot

Microsoft heeft hier iets gedaan wat vaker zou mogen. Niet een nieuwe functie toevoegen, maar een bestaande functie voorspelbaarder maken. Flexibele secties waren krachtig en onhandelbaar. Ze worden nu krachtig en stuurbaar.

De vraag die overblijft is niet technisch. Meer ontwerpvrijheid betekent meer manieren waarop pagina’s van elkaar gaan verschillen. Of dat een probleem is, hangt af van wat je intranet moet zijn. Een verzameling afdelingspagina’s die elk hun eigen karakter mogen hebben, of één herkenbare omgeving waarin een medewerker altijd weet waar hij kijkt.

Dat is een keuze die je maakt voordat de knoppen verschijnen, of eentje die je achteraf terugdraait.

Bronnen

  • Message Center MC1446804, SharePoint Pages: Flexible Section Authoring Improvements, 4 augustus 2026
  • Microsoft 365 roadmap ID 567889
  • Microsoft 365 roadmap ID 395213 (introductie flexibele secties, uitrol afgerond april 2025)
  • Microsoft Support: Secties en kolommen toevoegen aan een moderne SharePoint-pagina
  • Microsoft Tech Community: Introducing flexible sections in SharePoint Pages and News, inclusief reacties over tab- en focusvolgorde
Afbeelding weergeven

Wat moet je regelen voordat SharePoint je bestanden archiveert?

Marcel

Microsoft 365 Archive kan sinds kort losse bestanden archiveren in plaats van hele sites. Pieter Kops schreef daar een helder stuk over: wat het is, hoe het werkt en wat het scheelt in opslagkosten. Dat ga ik hier niet overdoen.

Dit artikel gaat over de vraag die daarna komt. Je hebt het gelezen, je ziet de besparing. Alleen: sinds file-level archiving algemeen beschikbaar is, uitgerold in juli 2026, staat de functie standaard aan op je SharePoint-sites. De vraag is dus niet meer “hoe zet ik het aan”, maar “wat had ik geregeld moeten hebben voordat het aanstond, en waar wil ik het juist uitzetten?”

Want file-level archiving is een schakelaar met een verrassend grote kring van betrokkenen. Niet alleen de beheerder, maar ook de site-eigenaar, de redacteur van het intranet en de collega die volgende week een oud bestand zoekt dat ineens “gearchiveerd” blijkt.

Wat is file-level archiving in het kort?

Een gearchiveerd bestand blijft in SharePoint staan, maar verhuist naar een goedkopere opslaglaag. Het is dan niet meer direct te openen, telt niet meer mee voor Copilot en blijft wel vindbaar via Purview Content Search en eDiscovery. Wie leesrechten heeft kan het gratis heractiveren: recent gearchiveerde bestanden komen vrijwel direct terug, bij oudere bestanden kan het tot 24 uur duren (bij grote mappen langer), waarna het 120 dagen niet opnieuw gearchiveerd kan worden.

Dat laatste getal kom je in andere bronnen soms anders tegen. Microsoft Learn noemt 120 dagen. Houd dat aan.

File-level archiving staat standaard aan

In de public preview stond de functie nog standaard uit. Sinds de algemene beschikbaarheid is dat omgedraaid: op elke SharePoint-site waar Microsoft 365 Archive actief is, staat file-level archiving standaard aan. Je hoeft niets te doen om het te laten werken. Je moet juist iets doen om het tegen te houden.

Dat regel je per tenant of per site met PowerShell:

Set-SPOTenant -AllowFileArchive $false
Set-SPOSite -Identity <site_url> -AllowFileArchive $false

En voor sites die je in de toekomst aanmaakt:

Set-SPOTenant -AllowFileArchiveOnNewSitesByDefault $false

Zet je het op $false, dan kan er niets nieuws meer gearchiveerd worden. Bestanden die al in het archief staan, blijven gewoon te heractiveren.

Zolang het aanstaat, kan iedereen met bewerkrechten op een bibliotheek een of meer bestanden selecteren en op Archiveren klikken. Geen goedkeuring, geen extra rol. Dezelfde rechten die iemand nodig heeft om een bestand te bewerken, zijn genoeg om het in de koelkast te zetten. En iedereen met leesrechten kan het er weer uit halen.

Dat is de kern van het governance-vraagstuk. De techniek is bewust laagdrempelig gemaakt en staat inmiddels standaard aan. De vraag is of jouw organisatie daar klaar voor is.

Vraag 1: weet je wat je hebt?

Een gearchiveerd bestand zonder metadata is geen opgeruimd bestand. Het is een bestand dat je kwijt bent. Je vindt het alleen terug als je weet dat het bestaat, in welke site het stond en hoe het heette.

Daarom begint dit onderwerp bij Purview, niet bij Archive. Retentielabels vertellen wat een document is en hoe lang het relevant blijft. Een projectdossier dat na afronding twee jaar bewaard moet worden, een campagneplan dat na de campagne klaar is, een beleidsdocument dat pas vervangen mag worden als de nieuwe versie is vastgesteld. Zonder die afspraken is archiveren een gok op basis van datum.

Heb je die labels nog niet? Dan is dat de eerste stap. Niet omdat archiveren anders technisch mislukt, maar omdat je anders over een jaar niet meer weet wat je in de archieflaag hebt liggen en waarom.

Vraag 2: wie mag archiveren, en waar zet je het uit?

Nu de functie standaard aanstaat, is dit geen theoretische vraag meer. Iedereen met bewerkrechten kan het al. De keuze die je bewust maakt, is waar je dat wilt toestaan en waar niet.

Optie A: site-eigenaren doen het zelf. Laat file archive aanstaan op de sites waar de eigenaar zijn bibliotheek kent en periodiek opruimt. Snel, dicht bij de inhoud, weinig centrale last. Het risico: verschillende sites hanteren verschillende maatstaven, en niemand heeft overzicht.

Optie B: archiveren is een centraal proces. Zet het uit op de sites die er nog niet klaar voor zijn, en laat een beheerder of informatiemanager archiveren op basis van labels of ouderdom, met een vast ritme. Consistent en controleerbaar. Het risico: het wordt een klus die op de stapel blijft liggen, en de site-eigenaar voelt zich er niet verantwoordelijk voor.

Wat je ook kiest: begin met een paar sites, niet met de hele tenant. De schakelaar op siteniveau bestaat precies hiervoor. En zet hem uit op de plekken waar een verdwenen bestand meteen pijn doet, zoals je intranet en je publicatiebibliotheken, tot je die bewust hebt ingericht.

Vraag 3: wat merkt de intranetredactie?

Dit is de vraag die ik in de meeste artikelen mis, en voor wie het intranet beheert is het de belangrijkste.

SharePoint-pagina’s, de Site Assets-bibliotheek, OneNote en SharePoint-agents kunnen niet op bestandsniveau gearchiveerd worden. Dat klinkt geruststellend. Maar een pagina verwijst vaak naar documenten in een gewone bibliotheek: de handleiding onder een knop, het formulier achter een link, de PDF in een quick links-webpart. Archiveert een collega dat bestand, dan werkt de pagina nog, maar de lezer klikt op een link en krijgt een bestand dat eerst geheractiveerd moet worden. En dat is geen kwestie van seconden: heractiveren kan tot 24 uur duren.

Voor Copilot geldt iets vergelijkbaars. Gearchiveerde bestanden vallen buiten het bereik van Copilot. Dat is precies de bedoeling bij oude troep. Het is minder fijn als het bestand een bron was voor een SharePoint-agent die de redactie heeft ingericht. De agent zelf blijft staan, de bron valt weg.

En dan de apps. Niet elke client laat even duidelijk zien dat een bestand gearchiveerd is. Microsoft schrijft zelf dat sommige apps geen duidelijke indicatie geven, en dat de SharePoint-site of OneDrive in de browser de betrouwbaarste plek is om de archiefstatus te zien en een bestand te heractiveren. De ondersteuning per client, van de webversies van Office tot de Teams-app, de mobiele apps en de synchronisatieclient, verschuift bovendien nog. Test in je eigen tenant hoe een gearchiveerd bestand zich gedraagt in de apps die jouw mensen dagelijks gebruiken, voordat je de redactie iets belooft.

Vraag 4: wat betekenen die 120 dagen voor je ritme?

Heractiveren is gratis. Maar een geheractiveerd bestand kan vier maanden lang niet opnieuw gearchiveerd worden.

In de praktijk betekent dat: te vroeg archiveren kost geen geld, wel irritatie. Een collega heractiveert een bestand om er één ding in op te zoeken, en het staat daarna een kwartaal lang weer in de actieve laag. Bij tien bestanden merk je dat niet. Bij een bibliotheek van tienduizend wel.

Een opruimritme per kwartaal, gekoppeld aan je retentielabels, past beter bij die 120 dagen dan ad-hoc archiveren op het moment dat iemand ruimte tekortkomt.

En de kosten dan?

Kort. Archiefopslag kost $0,05 per GB per maand, tegenover $0,20 per GB per maand voor gewone opslag boven je quota. Je betaalt alleen voor wat je quota overschrijdt. Blijf je eronder, dan kost archiveren niets. Facturatie loopt pay-as-you-go via het Microsoft 365 admin center, niet via Azure.

Dat betekent ook: de business case hangt af van je situatie. Zit je ruim onder je quota, dan is de winst geen geld maar minder ruis in zoeken en Copilot. Dat kan een prima reden zijn. Het is alleen een andere reden, en die verdient een ander gesprek met je organisatie.

Waar ik op zou letten

Drie dingen, en het eerste is geen techniek maar een afspraak.

Leg vast wanneer iets het archief in mag. Ouderdom alleen is een slechte maatstaf. Koppel het aan status (afgerond, vervangen, verlopen) en leg dat vast in labels voordat iemand op Archiveren klikt.

Zet het bewust uit waar je nog niet klaar bent. De functie staat standaard aan, dus niets doen is ook een keuze, alleen niet een die je hebt gemaakt. Begin met een pilot op een paar sites en houd het uit op je intranet tot je weet hoe het zich gedraagt.

Vertel de redactie wat er verandert. Zij zijn de eersten die een kapotte link of een verdwenen agentbron opmerken. Neem ze mee voordat de eerste site live gaat, niet erna.

Tot slot

File-level archiving is een goede toevoeging. Het lost een echt probleem op: oude bestanden die kosten, ruis geven en Copilot op het verkeerde been zetten.

Maar de schakelaar is het makkelijke deel, en die staat nu standaard aan. De afspraken eromheen bepalen of je straks een opgeruimde omgeving hebt, of een archieflaag waarvan niemand meer weet wat erin zit.

Loop je hier tegenaan in je eigen organisatie? Laat het weten, ik denk graag mee.

Bronnen: Overview of Microsoft 365 Archive, Manage Microsoft 365 Archive, End user experience in Microsoft 365 Archive en Pricing model for Microsoft 365 Archive op Microsoft Learn; File-level archiving comes to Microsoft 365 Archive, Microsoft Tech Community. Aanleiding: File-level archiving in Microsoft 365: minder ruis, lagere kosten van Pieter Kops.

OneDrive read-only door licentie-quotum: wat betekent dat voor jouw tenant

Marcel

Tussen eind mei en juni 2026 gaat Microsoft de opslagquota in OneDrive for Business consistenter handhaven. Voor de meeste organisaties zal dit ongemerkt voorbijgaan. Voor een specifieke groep gebruikers betekent het dat hun OneDrive in read-only modus terechtkomt. Zonder duidelijke foutmelding.

De aankondiging staat in Message Center bericht MC1310684, gepubliceerd op 14 mei 2026 en bijgewerkt op 22 mei 2026. In deze post zet ik op een rij wat er precies verandert, welke scenario’s risico lopen en hoe je dit voor de uitrol in kaart brengt.

Wat verandert er

SharePoint Online evalueert de opslagquota van gebruikers tijdens vernieuwingscycli. Tot nu toe kon het voorkomen dat een handmatig ingestelde gebruikersquotum boven de licentie-entitlement werd toegepast. Microsoft noemt dit zelf een inconsistentie in de huidige enforcement.

De wijziging: het quotum wordt voortaan consistent vergeleken met de limiet die hoort bij de toegekende licentie. Komt het werkelijke gebruik boven die licentie-grens uit, dan gaat de OneDrive van die gebruiker in read-only modus. Lezen kan nog wel, maar opslaan, aanmaken en wijzigen werkt niet meer tot het probleem is opgelost.

Belangrijk om te onderscheiden: dit gaat over de persoonlijke OneDrive van een individuele gebruiker. Het raakt niet de team sites, communicatiesites of intranet hubs van de organisatie. Die blijven gewoon werken.

Welke licentie geeft welk quotum

De enforcement kijkt naar de hoogste OneDrive-service plan over alle toegekende licenties. De relevante grenzen:

Licentietype Toegestaan quotum Voorbeeld SKU’s
Enterprise 5 TB E3, E5, A3, A5, Plan 2
Standard 1 TB Plan 1
A1 / Lite 100 GB Office 365 A1, OneDrive Lite
Basic 2 10 GB Basic 2
Deskless 2 GB F1, F3
Geen licentie 0 Geen OneDrive service plan

Standaard wordt bij provisioning een quotum van 1 TB toegekend, of het licentie-maximum als dat lager is. Een beheerder kan dat handmatig verhogen via PowerShell of het SharePoint Admin Center. Tot nu toe accepteerde SharePoint die verhoogde waarde, ook als die boven de licentie-grens uitkwam. Dat is precies wat Microsoft nu rechttrekt.

Drie scenario’s die wel geraakt worden

Scenario 1: handmatig verhoogde quota boven de licentie-grens

Een beheerder heeft op enig moment het quotum voor een gebruiker verhoogd. Bijvoorbeeld voor iemand die tijdelijk veel opslag nodig had. Als die gebruiker een F3-licentie heeft (2 GB toegestaan) en het quotum is opgehoogd naar 1 TB, dan kon die persoon vrolijk doorbouwen. Na de wijziging wordt het quotum teruggebracht naar 2 GB. Wie boven de grens zit gaat read-only.

Scenario 2: oudere EDU A1 accounts

Office 365 A1 licenties geven recht op 100 GB OneDrive opslag. Maar accounts die ooit zijn aangemaakt voor de huidige enforcement bestond, kregen vaak 1 TB of zelfs 5 TB. Die hebben de afgelopen jaren kunnen groeien tot ver boven de 100 GB. De wijziging brengt ze terug naar 100 GB en alles wat daarboven zit valt onder de read-only modus.

Scenario 3: unlicensed retained OneDrives

Dit is het scenario dat het makkelijkst over het hoofd wordt gezien. Organisaties die OneDrive-accounts bewaren na het vertrek van een medewerker (voor dataretentie), maar de licentie intrekken als onderdeel van het uitstroomproces. Het quotum is dan nul. Alles wat erin staat overschrijdt per definitie de grens.

Het identificatie-script van Microsoft

Microsoft verwijst in MC1310684 naar een PnP-script dat specifiek voor dit scenario is gebouwd. Het script is alleen-lezen, wijzigt niets en gebruikt uitsluitend Microsoft Graph. Geen afhankelijkheid van SharePoint Online Management Shell of PnP PowerShell. De enige vereisten zijn de modules Microsoft.Graph.Authentication en Microsoft.Graph.Users, beide automatisch te installeren met de parameter -InstallPrerequisites.

Het werkt in Windows PowerShell 5.1 en PowerShell 7. Op commercial, GCC, GCC High, DoD en China tenants.

Drie scan-modi:

FastScan (standaard) gebruikt de Microsoft Graph Reports API om in één bulk-download alle voorziene OneDrives op te halen, gevolgd door licentie-informatie per eigenaar. Op een tenant van honderdduizend gebruikers duurt dit meestal enkele minuten. Het nadeel: de rapportdata is een dagelijkse snapshot en kan tot 48 uur oud zijn. Voor het identificeren van over-quotum gebruikers is dat geen probleem.

Eén belangrijke valkuil bij FastScan. Heeft je tenant de instelling “Display concealed user names in reports” aan staan in het SharePoint Admin Center, dan kan het script geen gebruikers herleiden en wordt afgesloten. Je kunt de instelling tijdelijk uitzetten, het script draaien en daarna weer aanzetten. Of je gebruikt LegacyScan.

LegacyScan doorloopt iedere gebruiker in de directory en haalt realtime opslaggegevens op. Accuraat tot op het moment, maar traag. Op een grote tenant moet je rekenen op twee uur of meer.

TargetedUser evalueert één of meer specifieke UPN’s. Handig om een door de servicedesk gemelde gebruiker te checken of om te verifiëren dat een opschoonactie succesvol was.

Een basis-aanroep ziet er zo uit:

.\Get-ODBOverQuotaUsers.ps1 -ExportPath "C:\Reports\OneDriveQuotaReport.csv"

De geëxporteerde CSV bevat alle geëvalueerde sites, waarbij de over-quotum rijen bovenaan staan. Kolommen als OverQuota (true/false), LicenseTier, ExpectedQuota, StorageUsed en OverBy geven direct de context die je nodig hebt om te besluiten wat je per gebruiker doet.

Het script staat op PnP Samples.

Wat te doen bij over-quotum gebruikers

Microsoft noemt twee remediation-paden. Beide zijn legitiem, de keuze hangt af van de situatie van de specifieke gebruiker.

Licentie upgraden. Heeft de gebruiker werkelijk meer opslag nodig dan de huidige licentie biedt, dan is het toekennen van een hogere licentie de schone oplossing.

Opslaggebruik terugbrengen. Werk met de gebruiker samen om de OneDrive binnen de licentie-grenzen te brengen. Passend wanneer het opslaggebruik incidenteel is, of bestaat uit historische bestanden die elders thuishoren.

Voor unlicensed retained accounts is de afweging anders. Opties zijn: een minimale licentie toekennen aan het account, de content elders archiveren of accepteren dat de OneDrive read-only wordt zodra de enforcement actief is. Welke keuze past hangt af van het dataretentiebeleid van de organisatie.

De servicedesk-component

Wanneer een OneDrive in read-only modus terechtkomt, krijgt de gebruiker geen heldere foutmelding die de oorzaak verklaart. Wat ze ervaren is dat opslaan niet meer werkt. Of dat een Word-document niet meer wil bewaren. Of dat een bestand delen in een Teams-chat mislukt.

Voor de servicedesk is dat een lastige eerste melding om te diagnosticeren. Geen permissieprobleem, geen synchronisatiefout, niets in het Microsoft 365 servicegezondheidsrapport. Wel een gebruiker die niet verder kan.

Informeren van de servicedesk voor de uitrol is daarom geen luxe maar noodzaak. Niet als technisch document, maar als beknopte uitleg waaraan ze de symptomen herkennen en welke stappen ze kunnen nemen om de oorzaak vast te stellen.

Een breder governance-moment

Deze wijziging is op zichzelf een correctie van een bug. Maar het maakt iets zichtbaar dat in veel organisaties onder de oppervlakte sluimert. OneDrive wordt op plekken gebruikt waar het eigenlijk niet thuishoort.

Werkbestanden voor een afdeling. Concepten voor publicatie op het intranet. Gedeelde projectmaterialen. Bestanden in Teams-chat die ongemerkt in de persoonlijke OneDrive van de afzender belanden. Het zijn patronen die jarenlang zonder gevolg blijven, tot een enforcement-wijziging zoals deze ze plotseling zichtbaar maakt.

Een goed moment dus om je beleid voor persoonlijke opslag tegen het licht te houden. Niet alleen voor de quota, ook voor de vraag wat er in een persoonlijke OneDrive thuishoort en wat eigenlijk op een team site, document library of communicatiesite zou moeten staan. Eigenaar van organisatiecontent is de organisatie, niet een individuele medewerker.

Tot slot

Voor tenants met standaard commerciële licenties en niet-aangepaste quota gebeurt er niets. Voor EDU-omgevingen met oude A1-accounts, mixed Frontline/Enterprise tenants en omgevingen met handmatig opgehoogde quota is het zinvol om voor de uitrol de inventarisatie te doen. De read-only modus die volgt is verstorend juist omdat hij stil is en op individuele gebruikers neerslaat, niet op de hele tenant.

De moeite om het script één keer te draaien weegt op tegen de servicedesk-tickets die anders zonder context binnenkomen. Maak een bewuste keuze: wachten en reageren, of inventariseren en voor zijn.

Bronnen

Aankondigingen webpart in SharePoint

Marcel

De Announcements web part. Niet nieuw, wel voor iedereen.

Microsoft introduceert deze maand een nieuw Announcements web part op je SharePoint home site. Onderdeel van een grotere update rond home sites, waarbij ook de Resources web part nieuw is, het News web part een Filmstrip-weergave krijgt en de Viva Connections-app in Teams wordt hernoemd naar SharePoint.

Op het eerste gezicht een nieuw web part. Maar wie zelf even gespeeld heeft met de preview, ziet het meteen: dit is de Announcement-kaart die we al kenden uit Viva Connections. Dezelfde functionaliteit. Dezelfde werking. Alleen nu op een andere plek.

Niet nieuw dus.

Wel een belangrijke verschuiving.

Wat er feitelijk gebeurt

De Announcement-functionaliteit zat tot nu toe achter een licentiemuur. Wilde je tijdgebonden meldingen tonen aan je medewerkers, dan had je Viva Connections nodig. En dat valt onder de Viva Suite of de losse Viva Communications-licentie.

Veel organisaties hebben die licentie bewust niet aangeschaft. De extra kosten wogen niet op tegen wat ze er voor terugkregen. Het gevolg: ook deze nuttige basisfunctie was voor hen niet beschikbaar.

Met deze update verandert dat. Het Announcements web part komt beschikbaar op de SharePoint home site. Zonder extra licentie. Voor iedereen met SharePoint Online en een aangewezen home site.

Dat is geen nieuw stukje techniek. Dat is functionaliteit die democratiseert.

Wanneer gebruik je het?

Een Announcement is geen artikel. Het is een melding. Kort, gericht, met een vervaldatum.

Denk aan:

  • Brandoefening morgen om 10:00. Verzamelplaats: parkeerplaats achter.
  • De parkeerplaats is donderdag tussen 8 en 12 uur niet bereikbaar door asfaltwerk.
  • Het pand sluit vrijdag om 16:00 in verband met de teamborrel.”

Dit soort meldingen heeft één eigenschap gemeen: ze hebben een houdbaarheidsdatum. Donderdagochtend is donderdagmiddag oude informatie. Vrijdag 16:01 is de teamborrel-melding ruis.

Het verschil met News is daarmee scherp:

– News is voor verhalen die mogen blijven. Een interview met een collega. Een projectmijlpaal. Een directie-bericht met inhoud.
– Announcements is voor meldingen die juist móeten verdwijnen.

News is een artikel. Announcements is een melding.

En dit past in een grotere verschuiving

Wie de afgelopen jaren oplet, ziet een patroon. Microsoft trekt steeds meer Viva-functionaliteit terug naar de SharePoint-basis.

De hernoeming van Viva Connections naar SharePoint app in Teams is de meest zichtbare beweging. Maar dit Announcements web part past in dezelfde lijn. Net als de nieuwe Resources web part. Wat ooit als “Viva” werd gepositioneerd, wordt steeds vaker gewoon “SharePoint”.

Voor organisaties zonder Viva-licentie is dat goed nieuws. De kern van de digitale werkplek komt steeds meer beschikbaar zonder aanvullende kosten.

Voor organisaties die wel Viva-licenties hebben, is het een vraagstuk. Wat zit er nog uniek in de Viva-suite waarvoor je betaalt. En welke functies komen op termijn ook naar de SharePoint-basis. Dat is een gesprek dat je met je licentiebeheerder wilt voeren, voordat de volgende verlenging op tafel komt.

Wat dit betekent voor je werkproces?

Voor een communicatieadviseur is dit een echte verbetering. Je kunt korte meldingen plannen op dag en uur. Vooraf klaarzetten. Verschijnt automatisch. Verdwijnt automatisch.

Je hele week vooruit klaarzetten op maandagochtend:

– Brandoefening op dinsdag
– Onderhoudsmelding op woensdag
– Parkeerwaarschuwing voor donderdag
– Vrijdag de teamborrel-aankondiging

Geen reminders meer in Outlook om “op tijd te publiceren”. Geen verouderde meldingen die blijven hangen omdat niemand ze weghaalt.

Drie dingen die je in de tussentijd kunt doen:

Controleer of je een aangewezen home site hebt. Het web part werkt alleen daar. Veel organisaties hebben formeel geen home site ingericht, maar gebruiken een communicatiesite als startpagina. Dat is technisch iets anders.

Maak afspraken over wie wat publiceert. Als iedereen overal Announcements kan toevoegen, krijg je binnen drie maanden een homepage vol meldingen. Sommige tijdgevoelig, sommige niet. Een korte afspraak wie publiceert, voor wie, met welk type meldingen is meer waard dan de techniek zelf.

Bekijk je huidige communicatiestrategie opnieuw. Welke kanalen gebruik je nu voor korte meldingen. E-mail? Teams-kanalen? Een banner op de homepage? Dit nieuwe web part is een extra optie. Maar alleen waardevol als helder is wat je waar plaatst, en waarom.

Techniek volgt strategie. Niet andersom.

—

*Bronnen: Home site updates op Microsoft Learn (https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/homesitesimprovements),
Message Center MC1304293, Microsoft 365 roadmap ID 557983.*

Grafieken maken in SharePoint met AI: zo werkt de Charts web part

Marcel

Een grafiek op je intranetpagina. Voor veel communicatieadviseurs nog altijd een screenshot uit Excel. Of een Power BI-link die bijna niemand opent.

Dat verandert met de nieuwe Charts web part met AI-assistentie in SharePoint. Je typt wat je wilt zien en de grafiek verschijnt op je pagina.

In dit artikel lees je hoe het werkt, welke grafiektypes je kunt maken, welke licentie je nodig hebt en welke governance-instelling je niet over het hoofd mag zien.

Wat is de Charts web part in SharePoint?

De Charts web part is een nieuw webonderdeel / webpart  voor  SharePoint-pagina’s. Auteurs beschrijven in gewone taal welke grafiek ze willen zien. AI bouwt vervolgens de grafiek en plaatst die op de pagina.

De feature is gekoppeld aan Microsoft 365 Roadmap ID 560076. De targeted release is gestart begin mei 2026. Wereldwijde beschikbaarheid volgt eind mei 2026.

Hoe maak je een grafiek met AI in SharePoint?

Zet eerst de pagina in bewerkmodus. Daarna heb je twee manieren om een grafiek toe te voegen.

Optie 1. Vanuit het chatvenster van de agent. Open het chatvenster met het muntpictogram Agents rechtsboven, of het AI-sparkle-pictogram op de werkbalk. Schrijf je prompt en de grafiek verschijnt op de pagina.

How to open the chat pane

Optie 2. Vanuit de werkset / toolbox voor webonderdelen. Open de werkset, zoek op “Chart” onder de categorie AI en voeg het webonderdeel toe aan de pagina. Het chatvenster opent automatisch en je kunt direct beginnen met prompten.

 

Chart web part in toolbox

In beide routes kun je optioneel een bestand bijvoegen om de AI meer context te geven over de data die je wilt visualiseren.

Voorbeeldprompts:

  • Een staafdiagram toevoegen over het aantal aanmeldingen per maand
  • Een cirkeldiagram maken van de verdeling per afdeling
  • Een lijndiagram maken met de groei van het aantal communities

Hoe specifieker je prompt, hoe beter het resultaat. Past de grafiek niet helemaal. Gebruik een vervolgprompt om data, type of stijl aan te passen. Werkt het echt niet. Klik op Ongedaan maken in de opdrachtbalk.

Welke grafieken kun je maken?

De Charts web part ondersteunt een breed palet aan grafiektypes:

  • Staafdiagram
  • Cirkeldiagram
  • Lijndiagram
  • Vlakdiagram
  • Donutdiagram
  • Histogram
  • Heatmap
  • Trechtergrafiek
  • Sankey-diagram
  • Polaire spreiding
  • Spreidingsdiagram
  • Tabel
  • Meter

Voor de meeste interne communicatie zijn staaf, lijn en cirkel afdoende. Maar voor specifiekere toepassingen, denk aan een sankey-diagram voor de doorstroom van bezoekers tussen pagina’s, biedt deze functie meer dan je standaard van een intranet verwacht.

Welke licentie heb je nodig voor de Charts web part?

Hier zit een nuance die voor je governance belangrijk is.

Pagina-auteurs hebben een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig om een grafiek te maken of te bewerken.

Kijkers hebben geen licentie nodig. Iedereen met toegang tot de pagina kan de grafiek bekijken en interactief gebruiken.

Dat maakt de feature breder inzetbaar dan een eerste licentievergelijking doet vermoeden. Je kunt selectief licenties toekennen aan een groep auteurs, en alsnog organisatiebreed grafieken op het intranet tonen.

Praktijkvoorbeelden voor interne communicatie

Een paar scenario’s waarin deze functie direct waarde levert:

  • Campagnepagina met realtime aanmeldingen voor een interne event
  • Projectpagina met voortgang per team of mijlpaal
  • HR-pagina met cijfers over aanwezigheid bij trainingen
  • Communitypagina met groei van het aantal leden over tijd
  • Onboarding met grafische weergave van completion rates

Het verschil tussen “we groeien” en een grafiek die dat laat zien is groot. Juist op een intranet waar mensen informatie scannen in plaats van lezen.

Governance: het Loop-domein dat je moet kennen

Dit is het detail dat in geen enkele aankondiging prominent staat, maar wel bepalend is voor of de feature werkt.

De grafieken renderen vanuit het domein loop.usercontent.microsoft. Als jouw site dit domein blokkeert via HTML-veldbeveiliging, blijft de grafiek leeg met de melding “Inhoud niet beschikbaar”.

Hoe je dit oplost als sitebeheerder:

  1. Ga naar Instellingen > Site-informatie > Alle site-instellingen weergeven
  2. Selecteer HTML-veldbeveiliging
  3. Voeg loop.usercontent.microsoft toe aan de toegestane lijst
  4. Sla op en vernieuw de pagina

Stem dit vooraf af met je sitebeheerders. Anders krijg je voorspelbaar tickets in de trant van “mijn grafiek doet het niet” zodra auteurs ermee aan de slag gaan.

Een grafiek delen via e-mail

Een SharePoint-pagina met een grafiek per mail delen werkt gewoon. Ontvangers zien de grafiek als statische afbeelding. Wie de interactieve versie wil, opent de pagina in SharePoint zelf.

Dat is praktisch voor nieuwsbrieven en management updates, maar realiseer je dat interactiviteit alleen op de pagina zelf werkt.

Tot slot

Niet elke pagina heeft een grafiek nodig. Sterker nog, te veel grafieken op een intranet werken averechts. Maar als je data toont, help je collega’s om patronen te zien in plaats van letters te lezen. En dat is precies waar veel intranetcommunicatie nu nog blijft hangen.

Welke cijfers zou jij het liefst op je intranet laten zien. Laat het weten in een reactie.

Makeover van de werkset voor redacteuren van een SharePoint pagina (2026)

Marcel

Wie regelmatig intranetpagina’s of nieuwsberichten bouwt in SharePoint, kent de flow.

Webonderdeel toevoegen. Naar een ander venster voor een stockfoto. Terug voor een video. En dan nog even zoeken naar dat ene webonderdeel dat je gisteren gebruikte.

Met de nieuwe look and feel werkset SharePoint wordt het eenvoudiger om je ontwerp tot leven te brengen.

Die flow krijgt een flinke opfrisbeurt.

De werkset van de SharePoint pagina-editor is opnieuw ontworpen. In één overzichtelijk paneel met tabs vind je nu:

  • Web parts met zoeken, sorteren en filteren
  • Stockafbeeldingen direct binnen handbereik
  • Video’s om in te voegen
  • Recent gebruikte items voor snelle hergebruik

Lijst of tegelweergave. Jij kiest.

Voor contenteditors betekent dit vooral minder klikken en minder wisselen tussen vensters. Dat telt op als je er meerdere pagina’s per week in bouwt.

Voor intranetbeheerders zit er nog een tweede winst in. Hoe lager de drempel voor auteurs, hoe meer collega’s zelf hun content actueel houden. En dat is precies wat je nodig hebt als je jouw intranet wilt laten leven.

Ik heb een korte doorloop opgenomen waarin ik de vernieuwde werkset laat zien.

Welk onderdeel van de nieuwe werkset zou jou als contenteditor het meeste tijd schelen?

Van zoekbalk naar gesprek: zo maak je je intranet klaar voor AI

Marcel

Stel je voor. Een nieuwe collega start maandag. In plaats van door het intranet te zoeken naar “thuiswerken” of “onkosten declareren”, stelt ze gewoon een vraag. En krijgt direct antwoord. Gebaseerd op de content die jij en je collega’s zelf hebben gemaakt.

Dat is geen toekomstmuziek meer. Sinds 3 maart 2026 heet dit officieel SharePoint AI. Wat voorheen de Knowledge Agent was, is nu een volwaardig onderdeel van het platform. Met nieuwe mogelijkheden erbij.

De vraag is niet of dit er komt. De vraag is: is jouw intranet er klaar voor?

Wat is AI in SharePoint eigenlijk?

AI in SharePoint is de ingebouwde AI-laag van het platform. Het beantwoordt vragen over de content op je sites. Het helpt bij het aanmaken en organiseren van pagina’s, bibliotheken en lijsten. En het past metadata toe zonder dat iemand handmatig hoeft te taggen. SharePoint AI is een essentieel onderdeel van deze functionaliteit.

Voor medewerkers ziet het eruit als een actieknop rechtsonder op hun SharePoint-site. Ze stellen een vraag. Ze krijgen antwoord. Met bronverwijzing naar de pagina’s en documenten waaruit het antwoord komt.

Achter de schermen draait de preview op Claude, het AI-model van Anthropic. Dat is technisch, maar voor Nederlandse organisaties is het relevant: EU-tenants moeten Anthropic expliciet inschakelen als sub-processor in het Microsoft Admin Center. Zonder die stap valt de functionaliteit terug op een beperkter model.

Wat kan er nu al?

Sinds maart 2026 zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar in public preview, mits je organisatie Microsoft 365 Copilot-licenties heeft en de preview heeft aangezet:

Vragen stellen op site-niveau. Medewerkers kunnen op elke ingeschakelde site een vraag stellen over de content. De scope is standaard de site waar de vraag gesteld wordt. Staat de site in een hub, dan reikt de AI ook over aangesloten sites.

Pagina’s bewerken met natuurlijke taal. Je kunt AI vragen om de toon aan te passen, een samenvatting te genereren of secties te herschikken. Direct op het canvas.

Bibliotheken automatisch organiseren. Je beschrijft hoe je informatie wil beheren. SharePoint past metadata toe, voegt kolommen toe en organiseert bestanden terwijl content verandert.

Lijsten beheren via AI. Hetzelfde principe, maar dan voor SharePoint-lijsten.

Custom agents bouwen. Iedereen met bewerkrechten op een site kan een eigen agent bouwen. Zonder code. Je kiest de bronnen (tot twintig items), geeft de agent een naam en een doel, en deelt hem met collega’s. Dit kan zowel via een Copilot-licentie als via pay-as-you-go-facturering.

Wat komt eraan?

Microsoft heeft concrete plannen voor de komende maanden. Een paar daarvan zijn relevant voor intranet-eigenaren:

Site creation via natuurlijke taal. Eind maart beschikbaar in de preview. Je beschrijft wat je nodig hebt en SharePoint genereert een gestructureerd plan voor site, pagina’s, bibliotheken en lijsten. Je kunt iteratief bijsturen.

Wereldwijde uitrol. De functies uit de preview komen in mei 2026 algemeen beschikbaar. Vanaf dat moment vervalt de handmatige opt-in stap voor nieuwe tenants.

Microsoft Lists als bron voor agents. Lijsten worden een volwaardige kennisbron voor custom agents. Dat opent mogelijkheden voor procesgerichte agents zoals contractbeheer of aanvraagworkflows.

SharePoint Admin Agent. Een aparte AI-assistent voor beheerders die oversharing detecteert, inactieve sites opspoort en opruimacties voorstelt. Relevant voor de governance-gesprekken met IT.

Wat betekent dit voor jou als communicatieadviseur?

Hier komt de kern. Want de techniek is indrukwekkend, maar de impact zit ergens anders.

De kwaliteit van de antwoorden hangt volledig af van de kwaliteit van je content. Verouderde pagina’s, dubbele informatie, onduidelijke titels. De AI pikt het op en geeft het terug aan de medewerker.

Goed content beheer was altijd belangrijk. Nu wordt het zichtbaar.

Dit is het moment om te beginnen. Niet wachten op de algemene beschikbaarheid in mei. Gewoon starten met wat nu kan.

Zo begin je vandaag

Breng je huidige content in kaart. Welke sites worden nog gebruikt? Welke pagina’s zijn al jaren niet bijgewerkt? Welke informatie staat op drie plekken tegelijk?

Bepaal eigenaarschap per domein. Wie is verantwoordelijk voor HR-content? Wie voor beleid? Wie voor projecten? Zonder eigenaarschap geen beheer.

Ruim op voor je aanzet. Archiveer verouderde pagina’s. Voeg dubbele informatie samen. Scherp onduidelijke titels aan. Controleer metadata.

Kies een kleine scope om mee te starten. Bijvoorbeeld de HR-hubsite. Overzichtelijk, herkenbaar voor medewerkers, en je kunt sturen op kwaliteit.

Maak afspraken voor nieuwe content. Structuur, titels, metadata, verantwoordelijkheden. Leg ze vast in een eenvoudige richtlijn.

Test met echte vragen. Stel de vragen die medewerkers ook stellen. Kloppen de antwoorden? Ontbreekt er iets? Gebruik dat als input voor je contentkalender.

 

Het gesprek met IT en de CISO

Voordat je breed uitrolt, is er één gesprek dat je niet kunt overslaan. Een paar onderwerpen die op tafel horen:

Licenties. AI in SharePoint vereist een Microsoft 365 Copilot-licentie. Custom agents kun je ook beschikbaar maken via pay-as-you-go. Dat laatste is nieuw en verlaagt de drempel, maar introduceert een verbruik-gebaseerd kostenmodel.

Rechten en oversharing. Agents volgen bestaande SharePoint-rechten. Wat een medewerker niet mag zien, ziet de agent ook niet voor die medewerker. Maar dat betekent wel dat je rechtenstructuur op orde moet zijn.

Gevoelige content. Via gevoeligheidslabels en Microsoft Purview DLP kun je specifieke documenten uitsluiten van gebruik door agents.

Anthropic als sub-processor. Voor Nederlandse organisaties is deze expliciete opt-in vereist. Zonder deze stap werkt de preview beperkt.

Scope en opt-in. Bepaal samen met IT welke sites worden ingeschakeld. Beginnen met een afgebakende scope is een bewuste keuze, geen beperking.

Dit gesprek is geen horde. Het is de voorwaarde voor succes.

Tot slot

AI op je intranet gaat niet over techniek. Het gaat over hoe je medewerkers antwoord geeft op hun vragen. Sneller, preciezer, dichter bij hun werk.

De organisaties die nu investeren in content op orde, plukken straks de vruchten. De rest merkt hetzelfde. Maar dan omgekeerd.

Welke stap zou jij morgen kunnen zetten?

Bronnen

When you’re lost in the digital sea — wat radio mij leerde over kanaalkeuze

Marcel

Vorig jaar maakte ik samen met AI een song.

Over kanaalkeuze. Over de chaos die ontstaat als iedereen communiceert via het kanaal dat voor zichzelf het prettigst voelt. Over verdwalen in Teams, Outlook, Engage en SharePoint tegelijk.

Ik noemde hem When you’re lost in the digital sea.

En toen liet ik hem liggen.

Niet omdat hij niet goed was. Maar omdat het voelde als een vreemde eend in de bijt. Ik schrijf over Microsoft 365, over intranet, over governance. Minder over muziek.

Maar mijn ervaringen bij ExpertsLive Radio en Hot Dance Radio leren mij beter. Muziek raakt mensen anders dan tekst. Het zegt in drie minuten wat een uitleg soms niet lukt.

Dus bij deze: uit de la.

Kanaalkeuze is geen technisch probleem. Het is een menselijk probleem. En dat verdient soms een menselijk verhaal.

Eén dashboard voor al je intranetcontent: de nieuwe Auteur ervaring in SharePoint

Marcel

Je kent het wel: je hebt net een nieuwsbericht gepubliceerd op het intranet, en drie dagen later vraagt je manager hoeveel mensen het hebben gelezen. Dan begint het klikken. Site-instellingen. Analyse per pagina. Handmatig een screenshot maken voor de maandrapportage. En als je wilt weten via welk kanaal mensen je bericht lazen? Succes.

Dat is nu veel makkelijker.

Sinds 3 maart 2026 heeft Microsoft een vernieuwde SharePoint-ervaring uitgerold in preview, de Nieuwe SharePoint ervaring. Je navigeert voortaan via drie vaste plekken in de app-balk: Ontdekken, Auteur en Bouwen (Discover, Publish en Build in het engels, plus snelle toegang tot OneDrive en je Home-site). Voor communicatieprofessionals is vooral Auteur interessant — want daar vind je nu één centraal dashboard met al je content én de bijbehorende analytics.

De voordelen van de Nieuwe SharePoint ervaring

In dit artikel laat ik zien wat je daar als communicatieteam aan hebt, wat je ervoor nodig hebt, en hoe je morgen kunt starten.

Auteur is zichtbaar voor iedereen met SharePoint. Voor de uitgebreide analytics (reacties, CTR, kanaaluitsplitsing, export) heb je een Viva-licentie nodig. AI-functies vereisen Microsoft 365 Copilot.

Wat was het probleem?

Als communicatiemedewerker moest je per site of per pagina navigeren om te zien hoe je content presteerde. Elke pagina had zijn eigen analytisch hoekje. En als je een overzicht wilde van al je berichten? Dan bouwde je een Power BI-dashboard, of je deed het handmatig in Excel.

De nieuwe Auteur lost dat op.

Artikelcontent
Nieuwe SharePoint ervaring

Auteur – alles op één plek

Klik je op Auteur in de linkerbalk, dan open je een werkgebied dat speciaal is ontworpen voor mensen die content maken en beheren. Dit vind je er:

Je recente werk. Bovenaan staat een ‘Verder spelen / Jump back in’-sectie die je laatst bewerkte concepten toont, zodat je snel verder kunt waar je was gebleven. Daaronder zie je een tabel met al je recente pagina’s, nieuwsberichten en eventueel Amplify-campagnes — zowel gepubliceerde als nog niet-gepubliceerde items van de afgelopen 30 dagen.

Sjablonen. Je recent gebruikte sjablonen verschijnen automatisch, zodat je snel een nieuw bericht kunt starten op basis van een bewezen format. Microsoft biedt ook professioneel ontworpen sjablonen aan als startpunt. Selecteer je een opgeslagen sjabloon vanuit Auteur? Dan wordt de pagina automatisch aangemaakt in de site waar het sjabloon vandaan komt.

Snelle acties. Rechtstreeks vanuit de lijst kun je berichten delen, een link kopiëren, een kopie opslaan, verwijderen of opslaan als favoriet. Geen omwegen meer via de sitepagina’s.

Artikelcontent

Het Analyse-tabblad: je content in cijfers

Hier wordt het pas echt interessant. Veel van deze analytics bestonden al op individueel paginaniveau — maar je moest per pagina klikken om ze te zien. De Auteur werkruimte brengt ze samen op één plek. Je opent het Analyse-tabblad en ziet in één overzicht hoe al je recent gepubliceerde content presteert

Artikelcontent

Selecteer een analysekaart en je opent een gedetailleerd rapport met deze metrics:

Artikelcontent

Unieke kijkers — hoeveel individuele medewerkers je bericht hebben gelezen. Inclusief de doelgroepweergavefrequentie: welk percentage van je doelgroep het bericht daadwerkelijk heeft gezien. Deel je een bericht met 500 medewerkers en 75 lezen het? Dan zie je een bereikpercentage van 15%. Dat is een concreet cijfer om op te sturen.

Let op: de doelgroepweergavefrequentie is alleen beschikbaar voor nieuwsberichten die na september 2025 zijn aangemaakt.

Totaal aantal weergaven — het totale aantal bezoeken aan je bericht. Herhaaldelijk vernieuwen filtert SharePoint er automatisch uit.

Gemiddelde leestijd per gebruiker — hoelang iemand gemiddeld actief bezig was met je content. Als een bericht van 600 woorden een gemiddelde leestijd van 20 seconden heeft, weet je dat mensen afhaken. Staat het op 3 minuten? Dan wordt je content gelezen. Deze metric meet alleen leestijd in SharePoint en Outlook, niet in Teams of Engage.

Paginaverkeer per tijd — een heatmap die per uur en per dag laat zien wanneer je content het meest wordt bekeken. Ideaal om je publicatiemoment te optimaliseren.

Promoties — hoe vaak je bericht is gedeeld, doorgestuurd via e-mail of getagd met een @mention. Een maat voor organisch bereik.

Reacties — alle emoji-reacties over alle kanalen, ingedeeld in positief, negatief en overig. Handig als sentiment-indicator, ook als niemand een comment schrijft.

Klikfrequentie (CTR) — het percentage lezers dat op een link in je bericht heeft geklikt. De ultieme test voor je call-to-action. Momenteel alleen beschikbaar voor SharePoint en Outlook, niet voor Teams en Engage.

Uitsplitsing per kanaal

De meeste metrics kun je uitsplitsen per distributiekanaal: SharePoint, Outlook, Teams en Engage. Je ziet niet alleen dát iemand je bericht heeft gelezen — je ziet ook via welk kanaal. Voor CTR en gemiddelde leestijd geldt een beperking: die zijn momenteel alleen beschikbaar voor SharePoint en Outlook

Artikelcontent

Dat levert strategisch waardevolle inzichten op. Als 80% van je lezers via Outlook binnenkomt, weet je dat de onderwerpregel van je e-mailversie minstens zo belangrijk is als de content zelf.

Gebruiksdata van gastgebruikers en anonieme bezoekers worden momenteel niet meegeteld, ook niet met een Viva-licentie.

Een concreet voorbeeld

Stel: je publiceert elke maandag een nieuwsupdate via Amplify naar SharePoint, Outlook en Teams. Na twee weken open je Auteur, klik je op het Analyse-tabblad en sorteer je op unieke kijkers.

Je ziet dat je maandagberichten via Outlook 3x meer bereik hebben dan via Teams. Je CTR op de Outlook-versie is 12%, op SharePoint slechts 3%. Conclusie: je onderwerpregel doet het zware werk — die optimaliseer je voortaan eerst. En die Teams-versie? Misschien moet je eens experimenteren met het publicatiemoment, want de heatmap laat zien dat je Teams-lezers pas na 14:00 actief zijn.

Dat soort inzichten had je voorheen niet zonder een apart dashboard. Nu is het drie klikken.

Exporteren voor rapportages

Rechtstreeks vanuit het analyserapport kun je de data exporteren naar Excel voor verdere analyse, of naar PowerPoint — waarbij elke analysekaart automatisch een eigen slide wordt. De export weerspiegelt de ingestelde kanaaltabel, de aan/uit-status van kanalen en de geselecteerde tijdsperiode per kaart. Je kunt ook individuele kaarten kopiëren als afbeelding om snel in een Teams-bericht of e-mail te plakken.

Geen handmatig screenshots maken meer voor je maandrapportage.

Wat heb je nodig aan licenties?

Niet alle analytics zijn voor iedereen zichtbaar. Dit is de verdeling:

Zonder extra licentie (basis SharePoint):

  • Unieke kijkers (zonder kanaaluitsplitsing)
  • Totaal weergaven
  • Gemiddelde leestijd
  • Paginaverkeer per tijd (7, 30 en 90 dagen)

Met een Viva Suite of Viva Employee Communications and Communities-licentie:

  • Reacties, promoties en klikfrequentie (CTR)
  • Uitsplitsing per distributiekanaal (Outlook, SharePoint, Teams, Engage)
  • Uurtrends (24-uursweergave) en dagelijkse data over 365 dagen
  • Export naar Excel en PowerPoint

Amplify-campagnes vereisen een Amplify-licentie (onderdeel van de Viva Suite).

AI-functies in de nieuwe ervaring vereisen een Microsoft 365 Copilot-licentie per gebruiker.

Hoe schakel je het in?

De nieuwe SharePoint-ervaring moet door een SharePoint-beheerder (of globale beheerder) worden ingeschakeld:

  1. Ga naar het SharePoint Admin Center
  2. Navigeer naar Instellingen in de linkernavigatie
  3. Zoek ‘New SharePoint experience’ in de lijst
  4. Vink het vakje aan in het paneel dat opent
  5. Klik op Opslaan
Artikelcontent

De nieuwe ervaring wordt kort daarna actief voor je tenant. Tijdens de preview-fase kunnen gebruikers via een toggle in de app-balk terugschakelen naar de vorige ervaring — niemand zit vast. Meer details vind je op Microsoft Learn(wordt geopend in een nieuw venster).

Zo ga je morgen van start

  1. Vraag je IT-beheerder / SharePoint Admin om de nieuwe SharePoint-ervaring in te schakelen
  2. Open Auteur en bekijk het Analyse-tabblad
  3. Sorteer je content van de afgelopen 30 dagen op unieke kijkers
  4. Noteer je top-3 best gelezen berichten en je minst presterende 3
  5. Vergelijk de kanaalverdeling: waar lezen mensen jouw content?

De vraag is niet langer óf je het kunt meten. De vraag is: wat doe je met wat je meet?

Nieuwe SharePoint ervaring (Maart 2026)

Marcel

De SharePoint startpagina en linkermenu die je kent, ziet er binnenkort iets anders uit.

De nieuwe SharePoint-ervaring is nu al als preview te activeren. Het SharePoint 25-jaar event op 2 maart 2026 is de officiële lancering ervan.

Wat verandert er concreet?
De vertrouwde startpagina maakt plaats voor een Discover-ervaring.

• De app-bar krijgt een vernieuwd ontwerp.
• Er komen twee duidelijke ingangen: Publish en Build.
• De globale navigatie van je Home site wordt prominenter bovenin getoond.
• Ook visueel wordt het rustiger. Een neutralere basis, minder afleiding, meer nadruk op content en branding.

Belangrijk om te weten: de preview staat niet automatisch aan.
Een SharePoint- of Global Administrator moet deze zelf inschakelen via het SharePoint Admin Center bij Settings en vervolgens New SharePoint experience.

Voor de AI-onderdelen in deze nieuwe omgeving is een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.

Tijdens de preview kunnen gebruikers zelf terugschakelen naar de oude ervaring. Je kunt dus veilig testen zonder direct definitief over te stappen.

Ga jij hem nu al activeren?

Meer lezen: The new SharePoint experience