Hoeveel interne mails heb jij er vandaag al gekregen?
En dan bedoel ik niet de nuttige. Maar die waarvan je denkt: dit had geen mail hoeven zijn.
Nog te veel organisaties regelen interne communicatie nog steeds zoals twintig jaar geleden. Alles via e-mail. Alles even belangrijk. Alles in dezelfde inbox. Met als gevolg dat belangrijke informatie verdwijnt tussen verlofaanvragen, automatische meldingen en cc-ketens.
Wat het extra ingewikkeld maakt: juist senior management en directie blijven vaak hangen in dat patroon. Nieuwe kanalen zoals Intranet nieuws, Teams of communities zoals Viva Engage worden “iets voor later”. Of iets voor de rest van de organisatie. Dus blijven besluiten, presentaties en beleidsstukken als bijlage rondgaan. Niet gedeeld, niet vindbaar, niet doorzoekbaar. Alleen verzonden.
En dat wringt. Want hoe kun je van medewerkers verwachten dat zij wél anders samenwerken, als leiders blijven communiceren via het oude model?
Interne communicatie is geen bijzaak. Het is het zenuwstelsel van je organisatie. Als informatie niet op de juiste plek landt, ontstaan overleggen, misverstanden en vertraging. En uiteindelijk frustratie richting IT of “het intranet”.
Het ironische is dat de oplossing vaak al in huis is.
In Microsoft 365 zit alles om communicatie slimmer in te richten: SharePoint als centrale plek voor nieuws en beleid. Teams voor samenwerking in het moment. Viva Connections om intranetcontent te brengen waar mensen al werken. Viva Engage voor dialoog, niet voor zenden. En Power Automate om informatie te laten landen zonder extra handwerk.
Niet door méér te communiceren, maar door bewust te kiezen waar je wat deelt. En vooral: door het goede voorbeeld te geven.
E-mail verdwijnt daarmee niet. Het krijgt alleen een andere rol.
De echte vraag is dus niet of je betere tools nodig hebt. Maar of leiderschap bereid is om ze ook zelf te gebruiken.
Met mijn focus op intranet portalen met standaard Microsoft 365 ben ik enthousiast over de nieuwe FAQ / Veelgestelde Vragen webpart die Microsoft 7 mei heeft aangekondigd. Dit gaat het delen van informatie binnen organisaties vereenvoudigen!Herken je dit? Je hebt een belangrijk beleid uitgerold, maar collega’s blijven dezelfde vragen stellen.
De nieuwe AI-gestuurde FAQ webpart biedt de oplossing:
✅ Creëer automatisch FAQ’s uit je bestaande beleidsdocumenten of vergadertranscripten
✅ Jij houdt de regie: je kunt vragen, antwoorden en categorieën makkelijk aanpassen en herschikken voordat je de FAQ publiceert.
✅ Geen gedoe: je voegt het FAQ-onderdeel net zo eenvoudig toe als elk ander webonderdeel op je Intranet pagina.
Je creëert één centrale plek waar medewerkers relevante informatie kunnen vinden, in een format dat ze daadwerkelijk gebruiken. Het beste? De AI-functie maakt het onderhouden van deze kennisbank bijna moeiteloos.
Herken je de kloof tussen managementcommunicatie en waar je collega’s daadwerkelijk informatie zoeken? Dan zou deze nieuwe webpart jouw interne communicatiestrategie kunnen versterken. Meer informatie volgt binnenkort. Ik houd je op hoogte!