“We zetten alles in Teams, dan hebben we geen intranet meer nodig.”
Die uitspraak hoorde ik vorige maand bij een gemeente. De gedachte: als iedereen in Teams werkt, waarom dan nog een apart intranet? Scheelt onderhoud, scheelt kanalen, alles op één plek.
Klinkt logisch. Tot je doorvraagt.
- “En hoe vindt een medewerker van afdeling A die ene beleidsnotitie van afdeling C?”
- “En waar staan jullie afspraken over verlof, declaraties of veiligheid?”
- “En hoe bereik je collega’s die niet dagelijks achter een computer zitten?”
Stilte.
Bij één organisatie telde ik 47 Teams, elk met hun eigen versie van de ‘huisregels’. Niemand wist meer welke versie de officiële was. Als communicatieadviseur wil je juist één bron van waarheid, maar als info verspreid staat over 30 Teams, mis je de helft van je doelgroep.
Hier gaat het mis: Teams wordt ingezet als allesoplossing, terwijl het primair een samenwerkingstool is. Niet bedoeld als vindplek voor organisatiebrede informatie. Niet bedoeld voor formele communicatie naar alle medewerkers.
Een heldere verdeling helpt:
🔹 Intranet: voor ‘need to know’ informatie die voor iedereen geldt (beleid, nieuws, FAQ’s)
🔹 Teams: voor ‘need to work’ situaties waar een specifieke groep samenwerkt
Teams vervangt geen intranet. Een intranet biedt overzicht, structuur en vindbaarheid. Teams biedt interactie en samenwerking.
De kunst is om beide goed in te zetten. En dat begint met één vraag:
👉 Wat heeft deze groep medewerkers nodig om goed te kunnen werken?
Hoe kies jij welke tool het beste past bij een team of project?